Helsingin yliopiston tiedesäätiön toiminta perustuu säätiölakiin, Helsingin yliopiston tiedesäätiön sääntöihin sekä säätiön valtuuskunnan ja hallituksen määrittelemiin ohjeisiin sekä lahjoitusten- ja testamentinantajien erikseen antamiin tarkoitusmääräysten noudattamiseen.
Säätiö toimii yksinomaan ja välittömästi yleiseksi hyväksi tarkoituksenaan sääntöjen 2§:n mukaisesti tukea ja edistää ensisijaisesti nuorten tieteenharjoittajien tekemää tutkimustyötä Helsingin yliopistossa. Säätiö voi myös tukea muuta tutkimustyötä Helsingin yliopistossa.
Säätiön tarkoituksena ei ole liiketoiminnan harjoittaminen. Säätiö voi omistaa kiinteistöjä.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi säätiö tukee nuoria lahjakkaita tutkijoita rahoittamalla tohtorikoulutettavia Helsingin yliopistossa sekä avustamalla muutenkin tieteellistä tutkimusta.
Säätiön toiminta ei kohdistu vain rajattuihin henkilöpiireihin eikä säätiö tuota siihen osallisille taloudellista etua voitto-osuutena taikka kohtuullista suurempana palkkana tai muuna hyvityksenä.
Säätiön toimielimien velvollisuudet määräytyvät Suomen lakien, säätiön sääntöjen sekä hyvän hallintotavan periaatteiden mukaisesti.
Toimintaa valvoo valtuuskunta, johon kuuluu 20 - 30 jäsentä, joiden tulee edustaa Helsingin yliopistoa, sekä tieteellistä tutkimusta, tiedehallintoa ja talouselämää.
Valtuuskunnalla on puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, jotka valtuuskunta valitsee keskuudestaan. Valtuuskunnan jäsenen toimikausi on kolme vuotta.
Jäsenet valtuuskuntaan valitsee valtuuskunta itse.
Jäsenenä valtuuskunnassa voi olla yhtäjaksoisesti enintään kolme toimikautta.
Kolmasosa jäsenistä on kunakin vuonna erovuorossa. Valtuuskunta kokoontuu kerran vuodessa huhtikuun loppuun mennessä. Puheenjohtajan kutsusta valtuuskunta voi kokoontua muutoinkin.
Valtuuskunta käsittelee kokouksessaan säätiön säännöissä määritellyt asiat. Päätösvaltaisuuteen edellytetään, että vähintään kolmasosa sen jäsenistä on kokouksessa läsnä.
Säätiön asioita hoitaa ja sitä edustaa hallitus. Hallitus toimii säätiölakiin ja muihin sovellettaviin lakeihin perustuvilla valtuuksilla ja vastuulla, noudattaen hyvän hallintotavan periaatteita.
Hallituksen puheenjohtajana toimii Helsingin yliopiston rehtori. Rehtorin lisäksi hallitukseen kuuluu kuusi muuta jäsentä. Jäsenistä vähintään neljän tulee olla Helsingin yliopiston esittämiä. Hallituksen jäsenet valitsee valtuuskunta.
Hallituksen varapuheenjohtaja valitaan hallituksen keskuudesta korkeintaan kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Jäsenen toimikausi on kolme vuotta.
Hallituksen jäsenenä voi olla enintään kolme toimikautta. Kunakin vuonna on kaksi hallituksen jäsentä erovuorossa.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessa estyneenä varapuheenjohtajan kutsusta. Hallituksella on vuodessa vähintään kaksi kokousta.
Hallitus voi tarvittaessa muodostaa hallituksen jäsenistä sijoitustoimikunnan. Toimikunta valmistelee ja panee toimeen hallituksen tekemiä päätöksiä säätiön varojen sijoittamisesta. Esittelijänä päätöksiä tehtäessä toimii säätiön asiamies.
Hallitus on päätösvaltainen kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään kolme jäsentä on läsnä.
Hallituksella on sihteeri, joka pitää joka kokouksesta pöytäkirjaa.
Säätiöllä on yksi tilintarkastaja. Tilintarkastuksesta vastaa KHT-tilintarkastusyhteisö.
Tilintarkastajat valitsee valtuuskunta vuodeksi kerrallaan.
Tilintarkastajat tarkastavat vuosittain koko toimintavuoden tilit ja talouden sekä säätiön hyvän hallintotavan toimivuuden.
Helsingin yliopiston tiedesäätiö käyttää vuosittain varoja sääntöjen 2§:n mukaisiin tarkoituksiin.
Nimikoitujen tohtoriohjelmapaikkojen rahoittamiseen käytetään pääosin säätiön jakokelpoista tuottoa. Tohtoriohjelmapaikkojen rahoittamiseen on erillinen hallinnollinen menettelytapaohje.
Päätöksiä hallituksessa tehtäessä hallituksen jäsenet ja muut toiminnan vastuuhenkilöt eivät osallistu käsittelyyn ja päätöksentekoon asiassa, jossa heidän objektiivisesti arvioiden voidaan katsoa olevan esteellisiä.
Tohtoriohjelmapaikan rahoitusta tai siihen verrattavia etuja ei myönnetä säätiön hallituksen jäsenille, edustajalle tai näiden perheenjäsenille. Perheenjäsenellä tarkoitetaan aviopuolisoa ja avopuolisoa, omaa ja puolison lasta ja tämän puolisoa ja jälkeläistä sekä omaa ja puolison vanhempaa, isovanhempaa ja tämän vanhempaa.
Sijoitustoiminnan käytännön toteutuksesta vastaa säätiön hallituksen valitsema asiamies noudattaen hallituksen vahvistamaa sijoitussuunnitelmaa ja hallituksen antamia ohjeita.
Säätiön sihteeri toimii hallituksen päätösten ja hyvän hallintotavan periaatteita noudattaen. Kokouspöytäkirjat samoin kuin päätetyt tohtoriohjelman rahoitusta koskevat asiakirjat säilytetään arkistoituna vähintään kymmenen vuotta.
Säätiön kirjanpidosta vastaa kirjanpitopäällikkö noudattaen säätiölakia, kirjanpitolakia ja muita säätiökirjanpitoon sovellettavia säädöksiä.
Säätiön varat sijoitetaan varmalla ja tuloa tuottavalla tavalla tarkoituksena saada mahdollisimman hyvä tuotto.
Säätiön sijoitussuunnitelmasta päättää ja sen vahvistaa säätiön hallitus. Vuonna 2011 hyväksyttyä suunnitelmaa on täsmennetty vuonna 2016 vastaamaan paremmin nykyisiä sijoitusmarkkinoita ja säätiön nykyisiä varoja.
Säätiö noudattaa sijoitussuunnitelmassaan vallitsevan lainsäädännön lisäksi vastuullisia ja eettisesti kestäviä periaatteita sekä Helsingin yliopiston hallituksen hyväksymiä periaatteita vastuullisuudesta sijoitustoiminnassa.
Rahastosijoituksissa kiinnitetään erityistä huomiota omaisuudenhoitajan vastuullisuuteen ja toiminnan läpinäkyvyyteen käyttäen kriteerinä esimerkiksi YK:n periaatteiden ”Principles of Responsible Investment” (PRI) tai muu vastaavan asiakirjan allekirjoittamista. Kotimaisissa osakesijoituksissa kiinnitetään erityistä huomiota siihen, että sijoituskohteena oleva yritys noudattaa kansallista lainsäädäntöä ja kansainvälistä ympäristö- ja muuta normistoa.
Sijoitussuunnitelmaa tarkennetaan tarvittaessa hallituksessa erikseen tehtävillä päätöksillä.
Asiamies raportoi varainhoidon tilanteesta ja toteutuneista sijoitustuotoista jokaisessa hallituksen kokouksessa, mutta vähintään kolme kertaa kalenterivuodessa.