Helsingin yliopiston tiedesäätiön (jäljempänä ”Säätiö”) hallitus on hyväksynyt tämän lähipiiriohjeen, joiden avulla Säätiössä toteutetaan lähipiiritoimien sääntely. Ohje määrittää lähipiiritoimien tunnistamis-, päätöksenteko-, hyväksyntä-, raportointi- ja valvontakäytännöt.
Ohje perustuu säätiölakiin (487/2015), tilinpäätöksen laatimista koskevaan
ohjeistukseen sekä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan Säätiön hyvä hallinto -ohjeistukseen. Ohje noudattaa rakenteeltaan Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan julkaisemaa säätiön lähipiiriohjeen mallia.
Ohje sitoo Säätiön hallituksen jäseniä ja Säätiön palveluksessa olevia tässä ohjeessa määriteltyjä henkilöitä, jotka osallistuvat Säätiön johtamiseen.
Lähipiiritoimella tarkoitetaan kaikkia lähipiiriin kuuluvien kanssa tehtyjä oikeustoimia niiden kohteista tai nimikkeistä riippumatta. Näitä voivat olla esimerkiksi palveluiden ostaminen lähipiiriin kuuluvalta, tai palvelun myyminen lähipiiriin kuuluvalle, lähipiirin saamat etuudet ja palkat, lainan tai avustuksen antaminen tai erilaiset sopimukset. Oikeustoimi voi olla vastikkeellinen tai vastikkeeton.
Säätiön lähipiiri on määritelty säätiölaissa (8 §).
Helsingin yliopiston tiedesäätiön laajaan lähipiiriin kuuluvat seuraavat henkilöt ja yhteisöt:
| Yhteisö/henkilö | Suhde Säätiöön | Huomioita | |
|---|---|---|---|
| 1a | Helsingin yliopisto | Emoyhteisö | Yliopisto on säätiön perustaja; säätiön tarkoitus liittyy yliopistoon; yliopiston rehtori toimii säätiön hallituksen puheenjohtajana ja yliopisto tekee esityksen valtuuskunnalle neljän hallituksen jäsenen valinnasta |
| 1b | Helsingin yliopiston konserniin kuuluva yhteisö ja säätiö | Emoyhteisön konserni | Lista konserniin kuuluvista yhteisöistä ja säätiöistä sisältyy HY:n tilinpäätökseen |
| 2a | Säätiön hallituksen jäsen | Säätiön sääntöjen mukaan HY:n rehtori pj ja lisäksi 6 jäsentä | |
| 2b | Helsingin yliopisto -konserniin kuuluvan yhteisön vastuuhenkilö ja tilintarkastusyhteisö | Emoyhteisön ja sen konsernin yhteisöjen vastuuhenkilöt | Konserniin kuuluvien yhteisöjen ja säätiöiden hallituksen jäsenet, toimitusjohtajat ja heidän varahenkilönsä, tilintarkastajat ja tilintarkastusyhteisöt; HY:lla on lähipiirirekisteri, joka sisältää nämä henkilöt |
| 2c | Säätiön tilintarkastusyhteisö | KHT-tilintarkastusyhteisö | |
| 3 | Säätiön asiamies | Säätiöllä on työsuhteinen asiamies | |
| 4 | Kohdassa 1-3 tarkoitetun ihmisen perheenjäsen |
|
Kohdassa 1-3 tarkoitetun ihmisen aviopuoliso ja avopuoliso, oma ja puolison lapsi ja tämän puoliso ja jälkeläinen sekä oma ja puolison vanhempi, isovanhempi ja tämän vanhempi |
| 5 | Kohdassa 1-3 tarkoitetun ihmisen muu lähisukulainen |
Muulla lähisukulaisella tarkoitetaan edellä 1–3 kohdassa ja perheenjäsentä |
|
| 6 | Kohdassa 1-5 tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö ja säätiö |
Suppeaan lähipiiriin kuuluvat edellä kohdissa 1–4 ja kohdassa 6 mainitut henkilöt, yhteisöt ja säätiöt. Suppeaan lähipiiriin eivät kuulu kohdissa 1–3 tarkoitettujen ihmisten lähisukulaiset eivätkä näiden määräysvallassa olevat yhteisöt tai säätiöt.
Säätiön lähipiiri on Helsingin yliopisto -konsernin kautta poikkeuksellisen laaja. Säätiön suppeaan lähipiiriin voidaan nykyisin arvioida kuuluvan noin 800-1000 henkilöä. Säätiö ei ylläpidä omaa lähipiirirekisteriä. Helsingin yliopisto ylläpitää lähipiirirekisteriä omista ja konserninsa vastuuhenkilöistä.
Suppean lähipiirin sukupuu. Lähde: Lähipiiriohjeen malli, Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta 2016.
Säätiön tavanomaiset lähipiiritoimet ovat:
Helsingin yliopisto tarjoaa säätiölle hallinto- ja kirjanpitopalveluita vastikkeetta.
Säätiöllä on erillinen asiakirja ”Ohje nimikoitujen tohtoriohjelmapaikkojen myöntämisestä”, jossa linjataan taloudellisen tuen myöntämismenettely ja esteellisyyssäännöt.
Vastikkeetonta taloudellista tukea ei myönnetä säätiön hallituksen jäsenille, edustajalle tai näiden perheenjäsenille. Perheenjäsenellä tarkoitetaan aviopuolisoa ja avopuolisoa, omaa ja puolison lasta ja tämän puolisoa ja jälkeläistä sekä omaa ja puolison vanhempaa, isovanhempaa ja tämän vanhempaa.
Säätiön keskeisin toimintamuoto on taloudellisen tuen myöntäminen nuorten, lahjakkaiden tieteenharjoittajien tutkimustyöhön Helsingin yliopistossa. Säätiö myöntää tukea teknisesti Helsingin yliopistolle säätiön valitsemien henkilöiden palkkaamiseen nimikoiduille tohtoriohjelmapaikoille. Tosiasiallinen hyödyn saaja on nimikkopaikalle valittu henkilö.
Säätiön säätiölain mukainen suppea lähipiiri on poikkeuksellisen laaja. Säätiö saa Helsingin yliopistolta vuosittain listan yliopiston konserniin kuuluvista yhteisöistä ja säätiöstä.
Säätiö selvittää lähipiiritoimet seuraavilla käytännöillä:
Säätiön ei poikkeuksellisen laajan lähipiirin takia käytännössä ole tarkoituksenmukaista selvittää kaikkiin Helsingin yliopiston konserniin kuuluvien yhteisöjen vastuuhenkilöiden määräysvallassa olevia yhteisöjä. Näiden yhteisöjen suhde Säätiöön on käytännössä hyvin vähäinen.
Poikkeuksellisissa sekä merkittävissä toimissa Säätiön hallitus pyrkii lojaliteetti- ja huolellisuusvelvollisuutensa perusteella erikseen selvittämään, onko sopimuksen osapuolena lähipiiriin kuuluva.
Säätiön toimintakertomuksessa raportoidaan edellä mainitun menettelyn kautta ja edellä mainituin rajoituksin Säätiön tietoon tulleet suppean lähipiirin kanssa tehdyt vastikkeelliset ja vastikkeettomat taloudelliset toimet säätiölain ja Säätiön hyvä hallinto -ohjeen edellyttämällä tavalla. Lähipiiritoimista kerrotaan toimintakertomuksessa muun muassa, mikä on lähipiirisuhteen luonne, kuvaus toimesta tai taloudellisesta edusta sekä toimen tai taloudellisen edun raha-arvo. Toimintakertomuksessa ilmoitetaan erikseen rahalainat, vastuut ja vastuusitoumukset suppeaan lähipiiriin kuuluville, niiden pääasialliset ehdot sekä miten ne liittyvät säätiön tarkoituksen toteuttamiseen, toimintamuotoihin ja varainhoitoon
Lähipiirin kanssa tehtävistä kaupallisista ja muista sopimuksista päätettäessä apuna käytetään lähipiiriohjetta ja varmistetaan, että ohjeessa mainitut seikat on huomioitu.
Säätiön hallintoelinten päätöksentekodokumentit ja hallintoelimille tehtävät esitykset sisältävät vahvistuksen siitä, että asiassa on otettu huomioon lähipiirisääntely. Mikäli kyseessä on lähipiiritoimi, dokumenttiin sisältyvät myös raportointia
varten tarvittavat tiedot.
Sopimukset käsitellään ja päätetään Säätiön hallituksessa, jos ne poikkeavat Säätiön tavanomaisesta toiminnasta. Sopimukset ja liiketoimet lähipiiriin kuuluvan kanssa tehdään markkinahintaisesti.
Lähipiiritoimen markkinaehtoisuutta arvioidaan kauppa-arvomenetelmällä, jolloin toimen käypä arvo määritetään vertailukohteissa toteutuneiden kauppahintojen perusteella. Kun vertailukelpoisia tietoja ei ole saatavilla, markkinaehtoisuuden arviointiin voidaan käyttää kustannusarvomenetelmää. Kustannusarvomenetelmä on todellisiin tai todennäköisiin ja tarkoituksenmukaisiin tuotantokustannuksiin perustuva arvonmäärittämismenetelmä.
Lähipiiriohje jaetaan Säätiön hallituksen jäsenille, edustajalle, toimihenkilöille, tilintarkastajalle sekä Helsingin yliopistolle.
Yllämainitut tahot velvoitetaan tutustumaan lähipiiriohjeeseen vuosittain ja ilmoittamaan lähipiiritoimien yhteydessä omat sidonnaisuutensa avoimesti ja viivytyksettä Säätiön tietoon. Jokainen Säätiön lähipiiriin kuuluva on henkilökohtaisesti vastuussa siitä, että noudattaa tätä ohjetta.
Säätiön hallitus käy vuosittain läpi kyseistä vuotta koskevien lähipiiritoimien luettelon ennen toimintakertomuksen valmistumista.
Lähipiiriohje on voimassa toistaiseksi.