Utbildaren ska vara specialist(tand)läkare, helst vara docent i specialiteten och ha pedagogisk utbildning. Undantag kan göras i fråga om docentkompetens om det inte finns en utbildare med docentkompetens vid sjukhuset eller hälsovårdscentralen som i övrigt uppfyller kraven på utbildningsplats.
En enhet som ansöker om utbildningsrättigheter ska ta kontakt med ansvarspersonen för det aktuella utbildningsprogrammet (den professor eller docent som utsetts till uppgiften) och komma överens om ett permanent utbildningsavtal (=gäller tills vidare) och dess innehåll. I utbildningsavtalet anges godkänd utbildningstid, antal utbildningstjänster samt vilka färdigheter den som specialiserar sig ska förvärva under tjänstgöringen. För en läkare som specialiserar sig ska det utses en personlig handledare. Ett formellt uppföljningssystem (loggbok och regelbunden utvärdering) måste användas för bedömning av hur utbildningen framskrider. Utbildningsavtalet ingås med varje utbildare var för sig tills vidare. Om det sker väsentliga förändringar i verksamheten på utbildningsplatsen, omprövas utbildningsrätten. Utbildningsavtalet godkänns av den ansvarige professorn för specialiteten.
I de fall som det inte är ändamålsenligt att ingå ett permanent utbildningsplatsavtal, kan man vid behov ingå ett individuellt utbildningsavtal för en läkare som specialiserar sig. Avtalet innebär att ansvarspersonen för utbildningsprogrammet och utbildaren vid sjukhuset eller hälsovårdscentralen tillsammans med den läkare som specialiserar sig ingår ett utbildningsavtal, i vilket man fastställer utbildningstid och vilka kunskaper och färdigheter som ska förvärvas under utbildningen. Ett individuellt utbildningsavtal ska godkännas av den programansvariga.
Utbildningsplatsen ska informera den ansvariga personen för specialiteten och fakulteten om utbildaren byts (byte av utbildare) eller om man vill utse nya utbildare till utbildningsplatsen (nya utbildare).
När utbildaren på grund av verksamheten vid en utbildningsplats inom företagshälsovården inte arbetar vid samma enhet som den läkare som ska specialisera sig, kan man undantagsvis och från fall till fall komma överens om distansutbildning. Det innebär att man på förhand och skriftligen kommer överens med den programansvariga, läkaren som specialiserar sig, utbildningsplatsen och den externa utbildaren om ett arrangemang så att målen för utbildningen i specialiteten uppnås.
För företagshälsovården används särskilda blanketter för utbildningsavtal som finns på webbplatsen för det virtuella universitetet för företagshälsovård.