Arkistopalvelut ja kirjaaminen

Käyntiosoite kirjaamo: Päärakennus, Yliopistonkatu 2 (käynti vain ajanvarauksella)

Postiosoite:  Arkisto ja kirjaamo, PL 3 (Fabianinkatu 33), 00014 Helsingin yliopisto

Ota yhteyttä:  kirjaamo@helsinki.fi

Palvelunumerot:  02941 22222 (kirjaamopalvelut) ja 02941 22390 (arkistopalvelut)

• Annamme tietopalvelua yliopiston asianhallintajärjestelmään ja arkistoon tallennetuista asiakirjoista.
• Sujuvan palvelun takaamiseksi pyydämme lähettämään tietopyynnöt sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@helsinki.fi tai soittamaan palvelunumeroihin. Yhteydenotto ensisijaisesti sähköpostilla.
• Pyydettäessä asiakirjoja, joista voidaan luovuttaa tietoa vain tietyin edellytyksin (henkilötietosuoja ja julkisuusnäkökohdat huomioiden), tulee pyytäjän ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja todistaa oma henkilöllisyytensä.
• Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei pyyntöä tarvitse perustella.
• Mikäli kyseessä on hyvin laaja tilaus, pitää sopia etukäteen aineiston toimittamisen yksityiskohdista.
• Täytä, tulosta ja lähetä meille käyttösitoumuslomake (pdf), kun teet tietopyynnön.
• Aineistot ovat luettavissa erikoislukusalissa Kansalliskirjastossa (ei kotilainamahdollisuutta). Aineistot tilataan etukäteen joko Arkki1640-järjestelmässä tai sähköpostitse kirjaamo@helsinki.fi.
• Tutkintotodistusten virallisia kopioita pyydetään tiedekunnan lähipalveluista.
• Nimikirjaotteita voit tilata meiltä vuoteen 2009 saakka. Sen jälkeen nimikirjaa ei ole pidetty. Nimikirjoja on tehty vain niille henkilöille, jotka ovat toimittaneet todistuksia opinnoistaan, tutkinnoistaan, urastaan jne. kirjaamoon.
• Avointen tehtävien hakuun liittyvät tietopyynnöt lähetetään osoitteeseen rekrytointi@helsinki.fi.
• Opiskelijoiden oikaisupyynnöt osoitetaan oikeusturvalautakunnalle, lisätietoja Opiskelijan oikeusturva.

• Kirjaamo vastaanottaa ja rekisteröi yliopistolle tulevat asiakirjat.
• Julkisuusnäkökohdat huomioiden asiakirjoihin voi perehtyä kirjaamossa. Sovi käynnistäsi etukäteen henkilökunnan kanssa.
• Voit toimittaa asiakirjoja kirjaamoon:
  • sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@helsinki.fi
  • henkilökohtaisesti
  • toisen henkilön välityksellä
  • postitse.
• Asiakirjan lähettäminen on lähettäjän vastuulla.
• Huomioi määräajat. Asiakirja on lähetettävä kirjaamoon siten, että se on saapunut kirjaamoon määräaikaan mennessä. 
• ”Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Jos saapumisajankohdasta ei ole selvitystä sen johdosta, että viranomaisen käyttämä sähköinen tiedonsiirtomenetelmä on ollut epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä ei muusta vastaavasta syystä voida esittää, sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi sinä ajankohtana, jona se on lähetetty, jos lähettämisajankohdasta voidaan esittää luotettava selvitys.”
• Sähköistä asiakirjaa ei katsota saapuneeksi, jos sen lähettäjää ei saada selville tai jos sen sisältöä ei pystytä avaamaan. Käytä yleisimpiä tiedostoformaatteja esim. Word, Excel, PowerPoint, html tai pdf.
• Tietosuojaselosteet

• Arkiston aineistot tilataan etukäteen joko Arkki1640-järjestelmän kautta tai sähköpostilla (kirjaamo@helsinki.fi).
• Arkistoaineistojen tutkiminen tapahtuu Kansalliskirjaston erikoislukusalissa, jonne aineistot toimitetaan luettavaksi.
• Aineistojen toimitusaika lukusaliin on yleensä 1-2 arkivuorokautta.
• Erikoislukusalissa asiointia varten tarvitset kansalliskirjastokortin, jonka voit joko tilata etukäteen kirjastosta tai menemällä paikan päälle Rotundan neuvontaan.
• Erikoislukusali on auki ma–ti ja to–pe klo 10–17, ke klo 10–20.

Arkki1640-järjestelmään on tallennettu luettelotiedot Helsingin yliopiston arkiston säilyttämästä arkistoaineistosta. Arkki1640-järjestelmä sisältää myös digitoituja asiakirjoja,  kuten Helsingin yliopiston vuosikertomukset vuosilta 1875–1994 ja painetut ylioppilasluettelot vuosilta 1828–1916. Sinne on viety myös esim. digitoituja alkuperäisiä tiedekuntamatrikkeleita. Tietokantaa täydennetään ja päivitetään.

Voit selailla tietoja joko hakulomakkeen (Haku) tai puunäkymän (Selaus) kautta.
Ohjeet järjestelmän käyttämisestä löydät käyttöohje-painikkeella.
Järjestelmää koskevan palautteen voit lähettää  arkiston ja kirjaamon sähköpostiosoitteeseen. 
Arkki1640-järjestelmässä tilatut aineistot toimitetaan luettavaksi Kansalliskirjaston erikoislukusaliin.

Keskeinen ja paljon tutkimuksessa käytetty yliopiston asiakirjasarja ovat opiskelijamatrikkelit, joihin sisältyvät perustiedot kaikista yliopistossa opiskelleista, yliopistoon kirjoittautuneista henkilöistä. Turun akatemian ajan tietoja ei ole säilynyt kattavasti, mutta niistä on koostettu tietokanta, Ylioppilasmatrikkeli 1640–1852. Myös sitä seuraava ylioppilasmatrikkelin ajanjakso 1853–1899 on toteutettu tietokantamuotoisena. Vuodesta 1900 vuoteen 1907 yltävät matrikkelit ovat Pdf-tiedostoja. Viimeksi mainitut löytyvät Arkki1640-järjestelmästä.

1800-luvun opiskelijaluettelot ja -matrikkelit ovat kiintoisia sukututkimuksen lähteitä ja antoisa kohde muunkin kulttuuri- ja sivistyshistorian kannalta: luetteloihin sisältyy mikrohistoriallista tietoa suomalaisen kulttuurin nousun ajoilta, minkä lisäksi useat kansalliset merkkimiehemme ovat niissä mukana.