Rinnakkaistallennus

Julkaisu pitää joko

• julkaista kokonaan avoimesti toimivassa julkaisukanavassa, tai
• rinnakkaistallentaa julkaisukopio organisaation tai instituution repositorioon.

Rinnakkaistallennuksella (vihreä open access) tarkoitetaan julkaisukopion avointa tallentamista repositorioon, yleensä instituution tai organisaation digitaaliseen julkaisuarkistoon.

Useimmat kustantaja sallivat viimeisen kustantajalle lähettämän vertaisarvioidun käsikirjoituksen (Final Draft, post print, AAM) tallentamisen organisaation julkaisuarkistoon.

Ehdot tulee aina tarkistaa SherpaRomeosta tai kustantajalta. Tarvittaessa kirjasto hoitaa tallennuksen ja ehtojen tarkistuksen puolestasi. Lähetä tiedosto palveluosoitteeseemme ja/tai ole yhteydessä meihin: openaccess@helsinki.fi. Jos tutkimuksesi saa rahoitusta Suomen Akatemialta (v. 2021 eteenpäin), mainitsethan tästä viestissäsi.

1. Täytät rahoittajien avoimuuden vaatimukset. Rinnakkaistallennus on yksi tapa julkaista avoimesti ja täyttää rahoittajien avoimuuden vaatimukset (esimerkiksi Plan-S:n mukainen välitön avoimuus). Rinnakkaistallennus on lisäksi tutkijalle maksutonta.
2. Osoitat sitoutuvasi avoimeen julkaisemiseen. Rahoitushakemuksen läpimeno saattaa edellyttää tutkimustulosten avointa julkaisemista. Avoimien julkaisukanavien käyttö on usein tuotava esiin jo julkaisusuunnitelman sisältävässä tutkimussuunnitelmassa.
3. Takaat pysyvän pääsyn julkaisuihisi. Yliopiston digitaalisen julkaisuarkistoon tallennettu teos löytyy arkistoituna myös pitkän ajan kuluttua ja se saa pysyvän verkko-osoitteen ja -tunnisteen.
4. Tutkimustuloksesi vaikuttavat. Avoimiin julkaisuihin viitataan enemmän ja ne ovat kaikkien saavutettavissa, jolloin myös tutkimustuloksesi leviävät laajemmalle.
   
   Useiden tutkimusten mukaan tutkijan näkyvyys ja vaikuttavuus lisääntyvät  julkaistaessa avoimesti.
5. Julkaisusi näkyvät osana yliopistoyhteisöä. Yliopiston julkaisuarkisto ja tutkimusportaali ovat myös näyteikkunoita yliopiston julkaisu- ja tutkimustoimintaan ja niistä haetaan esimerkiksi henkilöiden, projektien ja tutkimusryhmien julkaisutietoja.
6. Avoimuus kannattaa. Osa yliopiston rahoituksesta tulee julkaisutuotannosta. Yliopisto saa osan julkaisuja koskevasta rahoituksestaan avointen julkaisujen perusteella ja rinnakkaistallennus on tapa tuoda avoimesti saataville nekin artikkelit, jotka julkaistaan tilausmaksullisissa lehdissä.
7. Julkaisemalla avoimesti toimit vastuullisesti. Avoin julkaiseminen on myös yhteiskunnallisen vastuunkantoa tutkimustiedon leviämisestä. Avoimesti julkaisemalla edistät myös maailmanlaajuista, tasa-arvoista  ja kaikille vapaata pääsyä tutkimustietoon. Tutkimuksen toistettavuudelle on myös tärkeää, että julkaisut ovat helposti saatavilla.

Useimmat kustantaja sallivat viimeisen kustantajalle lähettämäsi vertaisarvioidun käsikirjoituksen (Final Draft, AAM) tallentamisen julkaisuarkistoon. Ehdot vaihtelevat, ja ne tulee aina tarkistaa SherpaRomeosta tai kustantajalta. Lisätietoja julkaisujen eri versioista saat avoimen julkaisemisen oppaasta.

Voit lähettää julkaisusi rinnakkaistallennettavaksi kirjastoon, jolloin kirjasto huolehtii puolestasi oikean version selvittämisen. Lähetä tiedostosi osoitteeseen tai kysy meiltä lisää: openaccess@helsinki.fi. 

Viittauksia kertyy normaalien viittauskäytäntöjen seurauksena riippuen siitä viitataanko rinnakkaistallennettuun vai alkuperäiseen kustantajan julkaisemaan versioon. Monet kustantajat toivovat alkuperäiseen julkaisuun viittaamista ja siihen on olemassa usein myös kustantajan ohjeistus. Alkuperäisen julkaisun pysyvän DOI-tunnisteen käyttö ohjaa verkossa alkuperäiseen julkaisukanavaan.

Tu­lee­ko viit­tauk­sia sekä var­si­nai­sil­le että rin­nak­kais­tal­len­ne­tul­le jul­kai­sul­le?

Teokseen kohdistuva sitaatio-oikeus edellyttää alkuperäiseen teokseen ja tekijään viittaamista. Akateemisessa maailmassa alkuperäiseen julkaisuun viittaaminen, aina kun mahdollista, on myös vallitseva viittauskäytäntö. Pre-print -arkistoilla taas on omat vakiintuneet viittauskäytäntönsä.

Rinnakkaistallenteessa olevat julkaisutiedot tai sisällöt saattavat olla puutteellisia, esimerkiksi sivunumerointi tai kuvat saattavat puuttua. Avoimien rinnakkaistallenteiden hyvän verkkosaatavuuden ja -löytyvyyden avulla yhä useampi tiedontarvitsija löytää kuitenkin myös alkuperäisen lähteen.

Kustantajan määrittelemä alkuperäisen työn julkaisuajankohdasta laskettu karanteeni / julkaisuviive, jonka aikana rinnakkaistallennetta ei voida julkaista avoimesti. Julkaisu voidaan kuitenkin tallentaa jo julkaisuarkistoon suljettuna, jolloin se avautuu embargoajan päätyttyä.

Yliopistossa tuotetuille avoimille julkaisuille halutaan pysyvä tallennuspaikka ja verkko-osoite, josta ne ovat löydettävissä.

Tuhat-tutkimustietoportaali on samalla yliopiston julkaisutoiminnan näyteikkuna. Yliopisto tarvitsee tietoja säännöllisesti myös esimerkiksi omassa ja OKM:n raportoinnissa. Avoimuutta koskevat tiedot myös luetaan tutkimustietojärjestelmästä kansallisiin ja kansainvälisiin tutkimustietoa tuottaviin järjestelmiin.

Open access -lehdissä julkaistut artikkelit rinnakkaistallennetaan Helsingin yliopiston julkaisuarkistoon, koska siten voidaan varmistaa julkaisujen pitkäaikainen säilytys ja pysyvä avoimuus vaikkapa silloin, kun lehden julkaisu on jostain syystä päättynyt. Lisäksi esimerkiksi EU:n ERC:n tai Suomen Akatemian rahoittamien tutkimushankkeiden julkaisuilta edellytetään avointa saatavuutta julkaisuarkistossa, vaikka alkuperäinen julkaisukanava olisi avoin. 

Avoimia julkaisuja luetaan julkaisuarkistosta kansallisiin ja kansainvälisiin portaaleihin. Rinnakkaistallennus mahdollistaa myös tiedonlouhinnan: tiettyä aihetta käsitteleviä tekstejä voidaan hakea laajoista tekstimassoista, kuten EU-maiden yhteisestä OpenAIRE-tietokannasta.

Tutkimustietoportaali on myös koko yliopiston julkaisutoiminnan näyteikkuna.

Sinun ei itse tarvitse hoitaa julkaisujesi rinnakkaistallennusta yliopiston julkaisuarkistoon. Kirjasto hoitaa valtaosan tallenteiden siirroista suoraan erilaisista tietokannoista.

Kaikkia julkaisuja ei kuitenkaan saada poimittua verkosta tai tietokannoista, jolloin kirjoittajan hyväksytty käsikirjoitus tarvitaan. Tällöinkään sinun ei tarvitse itse tallentaa tiedostoa, vaan käytössäsi on kirjaston tarjoama rinnakkaistallennuspalvelu.

Voit lähettää kustantajalle lähettämäsi viimeisen vertaisarvioidun käsikirjoituksen rinnakkaistallennettavaksi kirjastoon osoitteella: openaccess@helsinki.fi. Hoidamme kirjastossa versiotarkistuksen ja selvitämme julkaisuoikeudet. Jos et ole varma, minkä version julkaisustasi voi tallentaa ja milloin, lähetä meille kaikkien hallussasi olevien versioiden tiedostot.

Jos saat rahoitusta Suomen Akatemialta (v. 2021 eteenpäin), mainitsethan tästä viestissäsi.

Voit toimittaa julkaisun osat (teksti, kuvat, taulukot jne.) myös erillisinä tiedostoina tallennettavaksi rinnakkaistallennuspalvelun kautta osoitteella: openaccess@helsinki.fi

Julkaisuun liittyvän datan tai sen metadatan voit tallentaa soveltuvaan fair-periaatteita noudattavaan tieteenalakohtaiseen tai ns. yleiseen datarepositorioon kuten Zenodoon. Fair-periaatteilla viitataan tutkimusaineistojen löydettävyyteen, saatavuuteen, siirrettävyyteen tai yhdistettävyyteen sekä uudelleen käyttöön. Omalle datatyypille sopivia arkistoja voi etsiä re3data-palvelusta. Helsingin yliopiston tutkijoilla on käytössä myös Helsingin yliopiston datapankki sekä Data-arkisto.

Dataa julkaistaessa tulee huomioida datan omistajuuteen sekä luottamuksellisuuteen ja arkaluontoisuuteen liittyvät lähtökohdat jo suunnitteluvaiheessa. Jos dataa ei voida esimerkiksi sen sensitiivisyyden vuoksi julkaista, pelkän metadatan julkaiseminen on kuitenkin usein mahdollista. Tutkimusjulkaisussa tulee olla maininta mahdollisen tutkimusdatan tai metadatan säilytyspaikasta ja jatkokäyttöoikeuksista. 

Huomaa kuitenkin, että onnistunut aineistonhallinta alkaa heti tutkimusprosessin alussa ja jatkuu myös projektin päätyttyä. Aineiston / datanhallintaan liittyviin asioihin kannattaa tutustua tarkemmin yliopiston aineistonhallinnan sivuilla. Voit myös olla yhteydessä yliopiston datatukeen: datasupport@helsinki.fi

Kyllä. Rahoitushakemuksen läpimeno saattaa edellyttää tutkimustulosten avointa julkaisemista ja toisinaan rinnakkaistallennus on paras vaihtoehto avoimen julkaisemisen toteuttamiselle. Avoimien julkaisukanavien käyttö on useimmiten tuotava esiin jo julkaisusuunnitelmassa, jossa voidaan mainita, että julkaistut tallennetaan Helsingin yliopiston avoimeen julkaisuarkistoon, Heldaan. Lisätietoja rahoittajien vaatimuksista koskien avointa tiedettä löydät avoimen julkaisemisen oppaasta.

Unituben ohjevideo auttaa, kun haluat itse hakea Tuhatista ne julkaisut, joihin ei ole vielä liitetty rinnakkaistallennetta tiedostona. Voit myös samalla tallettaa tekemäsi haun.

Jos et löydä tiedostoistasi oikeaa versiota (useimmiten käsikirjoitusversio), voit kysyä muilta kirjoittajilta tai hakea sen kustantajan submittauspalvelusta kuten Scholar one tai Manuscript central. Palvelusta voi yleensä ladata myös käsikirjoitusversion (final draft, AAM).

Rinnakkaistallennuksen* palvelulupaus

Helsingin yliopiston kirjaston tavoitteena on saada yliopiston kaikkien tieteenalojen tutkimusjulkaisut mahdollisimman ajantasaisesti ja kattavasti avoimina tutkimusportaaliin, sekä pitkäaikaissäilytykseen yliopiston julkaisuarkistoon, jossa ne ovat helposti löydettävissä.

Kirjasto rinnakkaistallentaa pääsääntöisesti yliopistolaisten tutkimusjulkaisut tavoitteenaan helpottaa tutkijoiden työtä. Tutkijat voivat myös itse tehdä rinnakkaistallennuksen tutkimustietojärjestelmän kautta. Kirjasto tarjoaa tietoa ja tukea sekä kehittää aktiivisesti rinnakkaistallentamisen prosessejaan.

Julkaisujen avoin saatavuus palvelee tutkimusta, opetusta ja koko yhteiskuntaa. Rinnakkaistallentamalla yliopiston tutkijoiden julkaisuja kirjasto edistää avoimen julkaisemisen kulttuuria. Tutkimustiedon avoin saatavuus toteuttaa yliopiston arvoja: totuutta, sivistystä, vapautta ja yhteisöllisyyttä.

* Rinnakkaistallennus tarkoittaa julkaisun tallennusta avoimesti kustantajan ehtojen mukaisesti organisaation julkaisuarkistoon.