Ohjeet harjoittelijan rekrytointiin ja ohjaukseen

Onko yrityksessäsi havaittu tarve harjoittelijan palkkaamiseen? Onnistunut harjoittelijan rekrytointi käynnistyy harjoittelupaikkailmoituksen luomisella Helsingin yliopiston työpaikkaportaali JobTeaseriin. Ilmoituksen Helsingin yliopistolle ja halutessasi myös muihin suomalaisiin yliopistoihin voit jättää Aarresaari-verkoston sivujen kautta.

Huomioi nämä asiat, kun luot harjoittelupaikkailmoitusta:

• Otsikoi ilmoitus tehtävää kuvaavasti. Pelkkä ”Harjoittelija” ei kerro hakijalle, minkälainen tehtävä on tarjolla.
• Tiivis organisaation esittely auttaa hakijaa kiinnostumaan. Työyhteisön tarjoama tuki on myös tärkeää.
• Listaa keskeisimmät työtehtävät. Kaikkea ei tarvitse kirjoittaa ilmoitukseen, mutta mitä selkeämmin työtehtäviä on eritelty, sitä paremman ja kiinnostavamman kuvan hakija saa paikasta.
• Anna tilaa myös uuden oppimiselle. Lähtökohtaisesti harjoittelu on opiskelijalle ensimmäisiä kosketuksia omaa koulutusta vastaaviin töihin, mikä on tärkeää huomioida rekrytoinnissa ja työtehtävien määrittelyssä. Työtehtävien on annettava mahdollisuus myös uusien asioiden oppimiselle. Tehtäviä voidaan muokata myös valitun henkilön osaamisen ja toiveiden mukaan.
• Mainitse ilmoituksessa harjoittelun palkka/palkkahaitari. Opiskelijoita kiinnostavat myös muut mahdolliset edut.
• Ajankohta ja kesto. Hakijoille voi olla tärkeä tieto, pystytäänkö työajoissa joustamaan siten, että harjoittelijan on mahdollista osallistua opetukseen myös harjoittelun aikana.
• Työpaikan sijainti voi olla tärkeä.
• Hakijoille kannattaa antaa mahdollisuus kysyä lisätietoja paikasta. Mikäli rekrytoijan ei ole mahdollista vastata kysymyksiin kaiken aikaa, kannattaa ilmoittaa tietty aika, jolloin hakijat voivat ottaa yhteyttä.
• Mikäli olet kiinnostunut Helsingin yliopiston kansainvälisestä osaamisesta, kirjoita hakemuksesi englanniksi tai erittäin selkeällä suomen kielellä ja merkitse ilmoitukseen, mikäli tehtävässä ei edellytetä suomen kielen osaamista.
• Jos yliopiston harjoittelutuki on palkkaamisen edellytys, tulee se mainita ilmoituksessa selkeästi. Lue lisää alempaa yliopiston harjoittelutuesta kohdasta Yliopiston harjoittelutuki työnantajille.
• Kerro ilmoituksessa selkeästi, miten paikkaa haetaan ja mihin hakemukset toimitetaan.
• Harjoittelijan rekrytointiprosessi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen työn alkamista

Perehdytys

Perehdytys on tärkeä osa harjoittelua ja siihen tulisi varata riittävästi aikaa ja voimavaroja.

Heti harjoittelun alkuun tulee sopia työtehtävistä sekä ohjauksesta. Työtehtäviin perehtymisen lisäksi tutustuminen organisaatioon sekä työyhteisön käytäntöihin on tärkeää. Työyhteisölle on hyvä myös kertoa uuden harjoittelijan tulosta. Perehdytyksen aikana harjoittelijan kysymyksille tulee varata aikaa ja huomioida avoin vuorovaikutus.

Käykää yhdessä läpi työsuhdeasioihin liittyvät asiat, kuten työaika, sairauspoissaolojen ilmoittaminen sekä työterveyshuolto. Myös perusasioiden, kuten työvälineiden, etätyökäytäntöjen ja muiden käytännön asioiden läpikäyminen on huomioitava perehdytyksessä.

Harjoittelun ohjaus tulee suunnitella niin, että harjoittelija ei jää yksin. Ohjaus on jatkuva prosessi ja sille on seuraavaksi annettu muutamia yleisiä käytännön ohjeita.

Harjoittelijan ohjaus

Harjoittelijalle tulee olla työpaikalla nimetty harjoittelun ohjaaja, joka on perehtynyt harjoittelijan tehtäviin ja osaa neuvoa, opastaa ja arvioida harjoittelijan työskentelyä.

Käytännössä ohjauksen pohjana olisi hyvä olla vähintään kolme ohjauskertaa, joissa käydään läpi harjoittelijan ja työnantajan ajatuksia ja tavoitteita harjoittelujakson osalta: aloituskeskustelu, tilannekatsaus ja kokoava loppukeskustelu. Ohjauksen tulee kuitenkin kulkea mukana läpi harjoittelujakson.

Tavoitekeskustelu (harjoittelun ensimmäisten päivien aikana)

• Työyhteisön ja tehtävien esittely
• Harjoittelijalle suunnitellut työtehtävät
• Tiimin ja ohjaajan odotukset harjoittelijalle
• Harjoittelijan omat oppimistavoitteet harjoittelujaksolle

Tilannekatsaus (1–2 kpl, riippuen harjoittelun pituudesta)

• Miten harjoittelu on edennyt? Onko harjoittelu vastannut odotuksia?
• Onko työmäärä ollut sopiva?
• Mitä harjoittelija on ehtinyt jo tehdä, mitä on vielä tekemättä, mitä työtehtäviä on vielä tulossa?
• Onko jotain, missä harjoittelija kaipaisi erityisesti tukea?

Kokoava loppukeskustelu (harjoittelun viimeisinä päivinä)

• Mitä harjoittelija on oppinut?
• Missä harjoittelija on omasta mielestään erityisesti onnistunut? Missä olisi vielä kehitettävää?
• Missä määrin harjoittelun alussa määritetyt tavoitteet ovat täyttyneet?
• Sekä työnantajan että harjoittelijan palaute.

Avoin kommunikaatio ja kuulumisten kysely sujuvoittavat harjoittelua. Näin ohjaaja pysyy ajan tasalla työtehtävien edistymisestä ja harjoittelijan tunnelmista. Sopivista kommunikaatiotavoista (soitto, pikaviestimet, sähköposti) kannattaakin sopia heti harjoittelun alussa.

Voit lukea opiskelijoiden kokemuksia harjoittelusta ja sen ohjauksesta alempaa tältä sivulta kohdasta Opiskelijoiden vinkkejä onnistuneeseen harjoitteluun.

Materiaalia harjoittelun ohjauksen tueksi: Työnantajan muistilista harjoitteluun, Tyyli-hanke (pdf)

Helsingin yliopisto myöntää vuosittain harjoittelutukea tutkintoihin sisältyvään harjoitteluun. Yliopiston harjoittelutuella voidaan mahdollistaa opiskelijalle palkallinen harjoittelu, joka ei ilman tukea toteutuisi. Harjoittelutuella katetaan osa kuluista, joita työnantajalle aiheutuu harjoittelijan palkkaamisesta.

Harjoittelutuki (yhteensä 1 800 €/harjoittelu) maksetaan työnantajalle harjoittelun päätyttyä harjoittelusta tehdyn sopimuksen mukaisesti. Yliopiston tukemassa harjoittelussa harjoittelijan tulee olla työ- tai virkasuhteessa työnantajaan, joka maksaa harjoittelijalle vähintään Kelan työssäoloehdon suuruista palkkaa (1399 e/kk vuonna 2024). Kannustamme maksamaan opiskelijalle myös tätä suurempaa palkkaa, ks. liittojen palkkasuositukset. Yliopisto ei markkinoi harjoittelupaikkoja, jotka alittavat Kelan vähimmäispalkan.

Huomioithan, että Helsingin yliopisto ei voi taata harjoittelutukea kaikille opiskelijoille.

Kriteerit harjoittelupaikalle ja harjoittelujaksolle

• Harjoittelupaikka voi olla yrityksessä, valtiolla, kunnassa, järjestössä, yhdistyksessä, säätiössä tai osuuskunnassa joko Suomessa tai ulkomailla.
• Harjoittelija on työ- tai virkasuhteessa harjoittelupaikkaan ja harjoittelijalle maksetaan vähintään Kelan työssäoloehdon täyttävän vähimmäispalkan suuruista palkkaa (1399 e/kk vuonna 2024).
• Harjoittelun vähimmäispituus on pääsääntöisesti kaksi kuukautta.
• Harjoittelijalla tulee olla nimetty ohjaaja harjoittelupaikassa.
• Harjoittelijan työtehtävät ovat luonteeltaan asiantuntijatehtäviä, joissa harjoittelija voi mahdollisimman paljon soveltaa ja kehittää saamaansa koulutusta.

Hakuprosessi

• Opiskelija hakee harjoittelutukea yliopiston urapalveluilta siinä vaiheessa, kun hän on löytänyt harjoittelupaikan, joka edellyttää harjoittelutuen. Helsingin yliopistossa ei ole erillistä hakuaikaa harjoittelutuelle, vaan harjoittelutukea voi hakea joustavasti ympäri vuoden.
• Myönteisen harjoittelutukipäätöksen liitteenä opiskelija saa esitäytetyn harjoittelusopimuksen, jonka hän toimittaa työnantajalle allekirjoitettavaksi.
• Harjoittelutuki pitää hakea ennen harjoittelun alkamista, mielellään vähintään viikkoa ennen harjoittelun alkamisajankohtaa.
• Yliopiston ja työnantajan välinen harjoittelusopimus tulee olla työnantajan allekirjoittama ennen harjoittelun alkamista.

Urapalvelut kerää vuosittain palautetta yliopiston tukeman työharjoittelun suorittaneilta opiskelijoilta. Tähän osioon olemme keränneet opiskelijoiden esiin nostamia käytäntöjä, jotka ovat edesauttaneet onnistuneen harjoittelukokemuksen syntymistä. Tärkeimpänä pidettiin yhdessä laadittuja, mahdollisimman konkreettisia käytäntöjä ja avointa kommunikaatiota.

• Harjoittelun ohjaajan aktiivisuuden merkitystä korostettiin erityisesti ensimmäisten viikkojen aikana. Ennen harjoittelun alkamista työpaikalla olisikin hyvä suunnitella alustava aikataulu opiskelijan perehdyttämiselle. Perehdytyskokonaisuuksille on myös hyvä nimetä vastuuhenkilö.
• Opiskelijat korostivat myös matalan kynnyksen yhteydenpidon tärkeyttä. Heti harjoittelun alussa kannattaakin sopia, millä välineillä (soitto, pikaviestimet, sähköposti) ohjaajaan saa tehokkaimmin yhteyden.
• Harjoittelun luonteeseen kuuluu, että ohjausta on saatavilla läpi koko harjoittelun. Osa opiskelijoista koki jääneensä kohtuullisen yksin erityisesti etätyössä. Onkin hyvä varmistaa harjoittelijalta ajoittain, onko ohjeistus tehtäviin ollut riittävää ja työtaakka sopiva.
• Harjoittelun rakenteen selkeyttämiseksi hyvänä pidettiin yhdessä laadittua viikkoaikataulua. Tähän voi kuulua niin yhteisiä etä- ja lähikokouksia kuin itsenäistäkin työtä. Näin opiskelija pystyy saamaan säännöllisesti mahdollista lisäohjausta ja palautetta työstään.
• Verkostoituminen koettiin etätöissä hankalammaksi, ja myös työyhteisöön sisäänpääsemisen aste vaihteli. Tähän ratkaisuksi ehdotettiin mm. kahdenkeskisiä videopuheluita ohjaajan ja muiden työnkavereiden kanssa, mikä mahdollistaa työkavereihin ja heidän työnkuvaansa tutustumisen. Myös vapaammat kahvihetket ja yhteiset lounaat ovat lähityössä tärkeitä yhteisöllisyyttä luovia elementtejä.

Yliopistoharjoittelija palkataan määräaikaiseen työsuhteeseen 2–6 kuukaudeksi. Työnantajan on harjoittelijaa palkatessaan hyvä huomioida myös harjoittelijan ohjaukseen kuluva aika.

Lähtökohtaisesti harjoittelu on opiskelijalle ensimmäisiä kosketuksia omaa koulutusta vastaaviin töihin, mikä on tärkeää huomioida rekrytoinnissa ja työtehtävien määrittelyssä. Työtehtävien on annettava mahdollisuus myös uusien asioiden oppimiselle.

Työnantaja nimittää harjoittelijan ohjaajaksi kokeneemman työntekijän, joka perehdyttää harjoittelijan työhönsä, tukee häntä työn suorittamisessa ja uusien taitojen oppimisessa sekä antaa harjoittelijalle rakentavaa palautetta työskentelystä.

Koska työnantajan odotetaan käyttävän aikaa harjoittelijan ohjaukseen, on harjoittelijan palkkataso yleensä alhaisempi kuin normaalissa työsuhteessa.

Yliopistoharjoittelija otetaan työsuhteeseen koko harjoittelun ajaksi, ja harjoittelijalle tulee maksaa palkkaa harjoittelun ajalta. Harjoittelijan palkkataso on usein matalampi kuin normaalilla työntekijällä, koska työnantajan odotetaan käyttävän aikaa harjoittelijan ohjaukseen. Harjoittelijan palkan määrittämisessä voi noudattaa alan työehtosopimusta. Mikäli työehtosopimusta ei ole, tulee harjoittelijalle maksaa vähintään KELAn työssäoloehdon mukaista palkkaa (1399 e/kk vuonna 2024).

Mikäli työnantaja ei pysty maksamaan vaadittua harjoittelupalkkaa kokonaisuudessaan, voi opiskelija hakea yliopiston harjoittelutukea palkkakustannusten kattamisen tueksi. Harjoittelutuki on 1 800 €/harjoittelu/opiskelija, ja se maksetaan työnantajalle harjoittelun päätyttyä. Tuki ei kata harjoittelijan palkkaa kokonaisuudessaan, vaan myös työnantajan pitää osallistua harjoittelijan palkkakuluihin.

Kaikille opiskelijoille ei pystytä myöntämään harjoittelutukea, vaan tuen myöntämiseen on mm. opintojen vaiheeseen ja opintosuorituksiin liittyviä kriteerejä, jotka opiskelijan pitää täyttää saadakseen harjoittelutuen. Mikäli edellytät yliopiston harjoittelutukea harjoittelijalta, ilmoita asiasta hakuilmoituksessa.

Harjoittelijaa palkatessa työnantajan maksettavaksi tulee bruttopalkan lisäksi työnantajan sivukulut (sairausvakuutusmaksu, työeläkevakuutusmaksu, työttömyysvakuutusmaksu, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusmaksu).

Harjoittelija noudattaa samaa työaikaa kuin muutkin työpaikalla vastaavaa työtä tekevät. Harjoittelijan työajan määrittämisessä noudatetaan alan työehtosopimusta.

Mikäli työehtosopimusta ei ole, voi harjoittelijan säännöllinen työaika olla enintään kahdeksan tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa. Harjoittelija voi niin sovittaessa työskennellä myös osa-aikaisesti. Suosittelemme, että osa-aikaisesti työskentelevän harjoittelijan työaika on kuitenkin vähintään 50 % täydestä työajasta.

Harjoittelujakson suosituskesto on vähintään kaksi kuukautta kokoaikaista työskentelyä. Keskimääräinen harjoittelun kesto on kolme kuukautta. Mikäli harjoittelija työskentelee osa-aikaisesti, pidennetään harjoittelujakson kestoa niin, että kahden kuukauden kokoaikaista työskentelyä vastaava työmäärä täyttyy. Esimerkiksi 50 % työajalla harjoittelun vähimmäiskesto on neljä kuukautta.

Työnantaja on velvollinen vakuuttamaan harjoittelijan tapaturman ja ammattitaudin varalta työtapaturma- ja ammattitautilain (459/2015) mukaisesti.

Helsingin yliopistossa opiskelee paljon myös kansainvälisiä opiskelijoita, jotka etsivät harjoittelupaikkoja Suomesta. Myös ulkomaalaisen opiskelijan voi siis palkata harjoittelijaksi. Kansainvälisillä opiskelijoilla on kieli- ja kulttuuriosaamista, jota voi hyödyntää esimerkiksi kansainvälisten yhteistyökumppaneiden kanssa toimittaessa.

EU- ja ETA-maiden kansalaiset saavat työskennellä Suomessa ilman rajoituksia. EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta tulevat opiskelijat voivat tehdä osa-aikatyötä enintään keskimäärin 30 tuntia viikossa.  Opiskelijat saavat työskennella kokopäiväisesti tehdessään lopputyötään tai suorittaessaan harjoittelua, jotka kuuluvat tutkintoon. Rajoitukset kannattaa aina tarkistaa Maahanmuuttoviraston sivuilta.

Suosittelemme, että työnantaja järjestää työterveyshuollon myös työharjoittelijalle. Yliopisto-opiskelijoilla on käytettävissään YTHS, jonka terveydenhuoltopalveluja he voivat hyödyntää myös harjoittelun aikana.

Harjoittelijan kanssa voi halutessaan sopia myös lounasedusta, mutta sitä ei edellytetä. Yliopisto-opiskelijat ovat oikeutettuja opiskelijahintaiseen lounaaseen myös harjoittelun aikana, mikäli harjoittelupaikan lähistöllä on korkeakouluopiskelijoille suunnattuja opiskelijaravintoloita.

Harjoittelijan vuosilomaoikeus määräytyy vuosilomalain sekä harjoittelupaikkaa velvoittavan työehtosopimuksen mukaan. Pääsääntöisesti harjoittelijalle kertyvät vuosilomat pidetään lomana, mutta työnantaja ja harjoittelija voivat halutessaan sopia, että ansaitut vuosilomat korvataan harjoittelijalle rahana.

Harjoittelupaikkailmoitukset julkaistaan JobTeaserissa. Emme julkaise ilmoituksia palkattomista harjoittelupaikoista. Tutustu julkaisuehtoihimme.

Katso lisätiedot harjoittelupaikasta ilmoittamiseen Hyödynnä opiskelijoiden osaamista -sivulla.