Hakemuksen liitteet

Hakiessasi Helsingin yliopistoon sinulta voidaan pyytää hakemukseesi liitteitä. On tärkeää, että toimitat liitteet kuten on ohjeistettu.
Katso hakukohtaiset liiteohjeet

Liitteiden toimittamisen ohjeet vaihtelevat riippuen siitä, missä haussa haet. Tutustu hakukohtaisiin ohjeisiin. Tarkemmat ohjeet ovat omilla sivuillaan.

 

Alempana tällä sivulla kerrotaan liitteiden toimittamisen ohjeita, jotka ovat samat riippumatta siitä, missä haussa haet.
Kaikkia hakuja koskevat ohjeet

Kaikissa hauissamme sinua voidaan pyytää toimittamaan virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä tai virallisia käännöksiä hakuasiakirjoistasi. Alempana on kerrottu paperisten liitteiden toimittamisen ohjeet.

Asiakirjan jäljennöksen voi virallisesti oikeaksi todistaa seuraavilla tavoilla:

  • asiakirjan myöntänyt oppilaitos (tai organisaatio, esim. Ylioppilastutkintolautakunta tai IB-organisaatio) todistaa asiakirjan jäljennöksen oikeaksi (ks. lisätietoa alla)
  • suomalainen julkinen notaari todistaa asiakirjan jäljennöksen oikeaksi
  • asiakirjan jäljennös laillistetaan.

Muut jäljennökset eivät ole virallisesti oikeiksi todistettuja jäljennöksiä. Esimerkiksi seuraavat eivät ole virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä:

  • tavallinen valokopio alkuperäisestä leimatusta asiakirjasta
  • skannattu kopio tai valokuva leimatusta asiakirjasta
  • kahden henkilön oikeaksi todistama jäljennös
  • muiden maiden julkisten notaarien oikeaksi todistama jäljennös, ellei notaarin jäljennöstä ole lisäksi laillistettu.

Huomioi nämä asiat virallisesti oikeaksi todistamisessa:

  • Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös tulee toimittaa hakijapalveluihin paperisena, ellei toisin ole erikseen ohjeistettu.
  • Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös on aina tehtävä suoraan alkuperäisestä asiakirjasta.
  • Mukana tulee olla kaikki alkuperäiseen dokumenttiin kuuluvat sivut. Jos jäljennöksessä on useita sivuja, tulee jokaisella sivulla olla oikeaksi todistavat leimat ja allekirjoitukset, ellei jäljennöstä ole liitetty yhteen siten, ettei erillisiä sivuja voi irrottaa toisistaan (esim. sinetillä). Jos jäljennöksen sivut ovat irrallisina tai irrotettavissa toisistaan, eli esim. tavallisella nitojalla kiinni nidotut, joka sivulla on oltava oikeaksi todistavan tahon leima ja allekirjoitus.

Oppilaitoksen virallisesti oikeaksi todistama jäljennös

Jotta oppilaitoksen myöntämä asiakirjan jäljennös on virallisesti oikeaksi todistettu:

  • jäljennökseen tulee lyödä oppilaitoksen virallinen leima
    • Oppilaitosten virallisissa leimoissa on yleensä oppilaitoksen nimi ja symboli.
    • Leima, jossa lukee pelkästään "jäljennöksen oikeaksi todistaa" tai "certified copy", ei ole oppilaitoksen virallinen leima.
  • jäljennöksessä tulee olla oppilaitoksen edustajan allekirjoitus, nimenselvennys sekä virkanimike.

Huomioithan, että oppilaitos ei myöskään voi virallisesti oikeaksi todistaa tutkintotodistusta, jonka on myöntänyt jokin muu organisaatio (esim. Ylioppilastutkintolautakunta tai IB-organisaatio) tai toinen oppilaitos.

Viralliseksi käännökseksi hyväksytään vain virallisen kääntäjän tai asiakirjan myöntäneen oppilaitoksen tekemä käännös.

Virallisessa käännöksessä on oltava kääntäjän leima ja allekirjoitus. Lisäksi monisivuisen käännöksen jokaisella sivulla on oltava kääntäjän leima tai allekirjoitus.

Virallisen kääntäjän tekemä käännös

Virallisen käännöksen mistä tahansa asiakirjasta saat viralliselta kääntäjältä. Suomessa virallisia kääntäjiä ovat henkilöt, joilla on lain 1231/2007 mukainen oikeus toimia auktorisoituina kääntäjinä. Opetushallituksen ylläpitämästä rekisteristä voit tarkistaa, ketkä Suomessa ovat virallisia kääntäjiä. Jos et ole Suomessa, voit hankkia virallisen käännöksen myös oleskelumaassasi viralliselta kääntäjältä.

Asiakirjan myöntäneen oppilaitoksen tekemä käännös

Hyväksymme asiakirjan myöntäneen oppilaitoksen tekemän käännöksen. Jos oppilaitos myöntää asiakirjan suoraan suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, erillistä käännöstä ei tarvita.

Jos et saa koulutusasiakirjojesi virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita asiakirjat myöntäneestä oppilaitoksesta, voit toimittaa koulutusasiakirjojen laillistetut kopiot.

Laillistaminen voi tapahtua kahdella eri tavalla sen mukaan, sijaitseeko asiakirjat myöntänyt oppilaitos maassa, joka on sopimuspuoli vuonna 1961 tehdyssä Haagin yleissopimuksessa. Haagin yleissopimuksen ratifioineissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan apostille-todistuksella (leima tai paperitodistus). Muissa maissa myönnetyt asiakirjat laillistetaan kaksivaiheisessa menettelyssä: ensin kyseisen maan ulkoministeriössä ja sen jälkeen samassa maassa sijaitsevassa toimivaltaisessa Suomen suurlähetystössä tai konsulaatissa.

Apostille

Apostille-todistus (leima tai paperitodistus) tarvitaan, jos viranomaiset ovat myöntäneet asiakirjan maassa, joka on ratifioinut vuoden 1961 Haagin yleissopimuksen. Tietoja Haagin yleissopimuksesta ja englanninkielinen luettelo sopimuspuolista on täällä:

Ulkomaisten yleisten asiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamisesta 5.10.1961 tehty Haagin yleissopimus (englanniksi)

Sivulla on myös tietoa apostille-todistuksia eri maissa myöntävistä viranomaisista.

Apostille-todistuksen on oltava kiinteästi ja selkeästi liitetty kaikkiin asiakirjoihin, joiden virallisuuden se todistaa.

Laillistaminen

Jos asiakirja myönnetään maassa, joka ei ole Haagin yleissopimuksen sopimuspuoli, asiakirjan laillistaa sen myöntävän maan ulkoministeriö, minkä jälkeen samassa maassa sijaitseva toimivaltainen Suomen suurlähetystö tai konsulaatti laillistaa asiakirjan ja todistaa, että kyseisellä ulkoministeriön virkailijalla on laillistamiseen tarvittava toimivalta.
Paperisten asia­kir­jo­jen toi­mit­ta­mi­nen

Asiakirjan saapuminen hakijapalveluihin määräajan kuluessa on aina omalla vastuullasi. Näin on myös siinä tapauksessa, ettet tuo asiakirjoja itse.

Asia­kir­jo­ja ei ote­ta vas­taan hen­ki­lö­koh­tai­ses­ti, eivätkä hakuneuvojat voi arvioida yksittäisten asiakirjojen kelpaavuutta johonkin tiettyyn tarkoitukseen.

Jos lähetät asiakirjoja tavallisella postilla, merkitse osoitteeksi

Hakijapalvelut

PL 24

00014 HELSINGIN YLIOPISTO

Älä lähetä hakijapalveluihin tarkoitettuja asiakirjoja postitse mihinkään muuhun osoitteeseen kuin yllä mainittuun osoitteeseen.

Jos lähetät asiakirjoja kuriiripalvelulla (UPS, DHL, FedEx yms.), merkitse osoitteeksi

Helsingin yliopisto

Hakijapalvelut

Unioninkatu 40

00170  HELSINKI

Älä lähetä hakijapalveluihin tarkoitettuja asiakirjoja kuriiripalvelulla mihinkään muuhun osoitteeseen kuin yllä mainittuun osoitteeseen.

Jos kuriiripalvelu pyytää puhelinnumeroa, voit antaa numeron (+358)29 41911.

Voit jättää liitteesi postilaatikkoon, joka sijaitsee osoitteessa Unioninkatu 40 C, Unioninkadun ja Yrjö-Koskisen kadun kulmassa. Postilaatikolle on pääsy kaikkina aikoina, mutta huomaathan, että liitteet on jätettävä postilaatikkoon ennen klo 15.00, jotta ne katsotaan saman päivän aikana saapuneiksi. Jos toimitat liitteet klo 15.00 jälkeen, liitteiden katsotaan saapuneen seuraavana arkipäivänä.

Älä jätä hakijapalveluihin tarkoitettuja asiakirjoja vahtimestarille äläkä mihinkään muuhun postilaatikkoon kuin yllä mainittuun postilaatikkoon.