Bilagorna i ansökan

När du söker till Helsingfors universitet kan det krävas att du lämnar in bilagor till din ansökan. Det är viktigt att du lämnar in bilagorna enligt instruktionerna.
Se instruktioner för bilagor som gäller olika ansökningar

Instruktioner för att lämna in bilagor varierar beroende på vilken ansökan det är fråga om. Bekanta dig med instruktioner som gäller olika ansökningar. Närmare instruktioner finns på separata sidor.

 

Nedan finns information om hur bilagor lämnas in och denna information gäller alla ansökningar.
Instruktioner som gäller alla ansökningar

I alla våra ansökningar kan det krävas att du lämnar in officiellt bestyrkta kopior eller auktoriserade översättningar av dina ansökningshandlingar. Nedan finns instruktioner för att lämna in bilagor i pappersform.

En kopia av ett dokument kan bestyrkas officiellt på följande sätt:

  • den läroanstalt (eller den organisation, t.ex. Studentexamensnämnden eller IB-organisationen) som utfärdat dokumentet bestyrker kopian av dokumentet (mer information finns nedan).
  • En finländsk notarius publicus bestyrker kopian av dokumentet
  • kopian av dokumentet legaliseras.

Andra kopior är inte officiellt bestyrkta kopior. Till exempel följande är inte officiellt bestyrkta kopior:

  • en vanlig fotokopia av ett ursprungligt stämplat dokument
  • en skannad kopia eller ett fotografi av ett stämplat dokument
  • en kopia som bestyrkts av två personer.
  • en kopia som har bestyrkts av en utländsk notarius publicus om notariens kopia inte dessutom är legaliserad.

Beakta dessa frågor vid bestyrkandet av dokument:

  • Officiellt bestyrkta kopior bör lämnas in till Ansökningsservicen i pappersform om inte annat anges i instruktionerna.
  • Officiellt bestyrkta kopior bör alltid göras utgående från originaldokumenten.
  • Alla sidor som ingår i originaldokumentet bör finnas med. Om kopian innehåller flera sidor bör varje sida ha en bestyrkande stämpel och underskrift, ifall inte sidorna är sammanfogade så att de inte kan lösgöras (till exempel med ett sigill). Om kopian har lösa sidor eller om de kan lösgöras från varandra, till exempel om de bara är ihopsatta med häftapparat, ska den som bestyrker dokumentet ha skrivit under och stämplat alla sidor.

Kopia som har bestyrkts av en läroanstalt

För att en kopia av ett dokument som utfärdats av en läroanstalt ska vara bestyrkt:

  • bör kopian vara försedd med läroanstaltens officiella stämpel.
    • I läroanstalters officiella stämplar syns vanligtvis läroanstaltens namn och symbol.
    • En stämpel där det bara står ”kopian bestyrks av” eller ”certified copy” är inte läroanstaltens officiella stämpel.
  • Bör kopian vara undertecknad av en företrädare för läroanstalten och försedd med namnförtydligande och undertecknarens tjänstebeteckning.

Observera att en läroanstalt inte heller kan bestyrka ett examensbevis som har utfärdats av en annan organisation (t.ex. Studentexamensnämnden eller IB-organisationen) eller en annan läroanstalt.

Endast en översättning som har gjorts av en auktoriserad translator eller av den läroanstalt som har utfärdat dokumentet godtas som en auktoriserad översättning.

En auktoriserad översättning bör vara försedd med translatorns stämpel och underskrift. Dessutom bör varje sida av en flersidig översättning vara försedd med translatorns stämpel eller underskrift.

En översättning gjord av en auktoriserad translator

En auktoriserad översättning av vilket dokument som helst kan erhållas från en auktoriserad translator. I Finland är auktoriserade translatorer personer som enligt lagen 1231/2007 har rätt att vara verksamma som auktoriserade translatorer. I Utbildningsstyrelsens register kan du kontrollera vem som är auktoriserad translator i Finland. Om du inte befinner dig i Finland kan du beställa en auktoriserad översättning av en auktoriserad translator i ditt vistelseland.

En översättning gjord av den läroanstalt som har utfärdat dokumentet

Vi godtar översättningar som har gjorts av den läroanstalt som har utfärdat dokumentet. Om läroanstalten utfärdar dokumentet direkt på finska, svenska eller engelska, behövs ingen översättning.

Om du inte kan få dina utbildningsdokument bestyrkta av läroanstalten som utfärdat dem kan du lämna in dina utbildningsdokument som legaliserade kopior.

Legalisering av dokument kan göras på två olika sätt beroende på om landet där läroanstalten är belägen har ratificerat Haagkonventionen från år 1961 eller inte. Dokument från land som har ratificerat Haagkonventionen legaliseras med ett apostille-intyg (stämpel eller pappersintyg). Dokument från andra länder legaliseras i två steg: först av landets utrikesministerium och sedan av finska ambassaden eller finska konsulatet i landet.

Apostille

Apostille-intyget (stämpel eller pappersintyg) behövs om dokumentet har utfärdats av en myndighet i ett land som har ratificerat Haagkonventionen från år 1961. Närmare information om Haagkonventionen samt en lista på länder som har ratificerat Haagkonventionen hittas via länken nedan (på engelska).

Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (på engelska)

Listan innehåller även information om vilka myndigheter som utfärdar apostille-intyg i olika länder.

Se till att apostille-intyget är säkert och tydligt bifogat till alla dokument som det bestyrker.

Legalisering

Om det land där ett dokument har utfärdats inte har ratificerat Haagkonventionen ska landets utrikesministerium legalisera dokumentet. Därefter ska en finsk ambassad eller ett finskt konsulat i landet legalisera dokumenten genom att intyga att ministeriet som legaliserade dokumentet har befogenhet för det.
Inlämnande av dokument i pappersform

Det är alltid på ditt eget ansvar att dokumenten kommer fram till Ansökningsservicen i tid. Detta gäller även när du inte lämnar in dokumenten personligen.

Dokumenten tas inte emot personligen och ansökningsrådgivare kan inte bedöma om enskilda dokument är giltiga för ett visst ändamål.

Om du skickar dokument per vanlig post, använd adressen

Ansökningsservicen

PB 24

00014 HELSINGFORS UNIVERSITET

Skicka inte dokument som är avsedda till Ansökningsservicen per post till någon annan adress än den ovan nämnda.

Om du skickar dokument med kurirservice (UPS, DHL, FedEx el.dyl.) använd denna adress:

Helsingfors universitet

Ansökningsservicen

Unionsgatan 40

00170 HELSINGFORS

Skicka inte dokument som är avsedda till Ansökningsservicen med kurirservice till någon annan adress än den ovan nämnda.

Om kurirservicen vill ha ett telefonnummer kan du ange numret (+358)29 41911.

Du kan lämna bilagorna i postlådan på adressen Unionsgatan 40 C, i hörnet av Unionsgatan och Yrjö-Koskinens gata. Postlådan är tillgänglig dygnet runt, men observera att du måste lämna bilagorna i postlådan före klockan 15.00 för att de ska anses ha inkommit samma dag. Om du lämnar in bilagorna efter klockan 15.00 anses de ha inkommit följande vardag.

Lämna inte dokument som är avsedda till Ansökningsservicen till vaktmästaren eller i någon annan postlåda än den ovan nämnda.