Datahanteringsplanen (Data Management Plan, DMP) beskriver hur forskningsmaterial hanteras under hela livscykeln för forskningsprojekt. Datahanteringsplanen hjälper dig att identifiera och förutse riskerna som är förknippade med datahanteringen och att beakta lagstiftning, tillräckligt dataskydd och datasäkerhet. I samband med att planen utarbetas görs en genomgång av hur materialet lagras, av upphovsmannaskap och av materialets användning.
I forskningsplanen beskrivs till exempel vilka metoder som använts för att analysera materialet, medan datahanteringsplanen beskriver hur materialet hanteras och hur en fortsatt användning av materialet säkerställs. Datahanteringsplanen är inte ett statiskt dokument, utan planen uppdateras kontinuerligt under projektets gång. I bästa fall är datahanteringsplanen en praktisk och lättförståelig anvisning som garanterar materialets kvalitet och integritet.
Använd verktyget DMPTuuli för att skapa en datahanteringsplan. DMPTuuli är ett verktyg för hantering av material och är öppet för alla. Vi rekommenderar att skapa datahanteringsplanen enligt anvisningen nedan, eftersom de ger mer detaljerade råd om praxisen vid Helsingfors universitet än de nationella anvisningarna. För att undvika upprepningar kan du i din datahanteringsplan hänvisa till forskningsplanen och vice versa. Beakta följande faktorer vid sammanställning av planen:
Besvara följande frågor:
God praxis
Räkna upp datatyperna som en lista eller tabell enligt klassificeringen nedan. Planen bygger på de typer av data som beskrivs och om du använder kategorisering eller förkortningar för att beskriva datatyperna har du lättare att hänvisa till dessa data i den senare delen av planen.
Exempel 1, typer av data i listformat:
1. Material som samlas in för undersökningen
2. Material som produceras till följd av forskningsprocessen
3. Material som samlats in tidigare
Eftersom särskilt stora risker är förknippade med känsliga uppgifter i forskningsmaterialet kräver identifiering och hantering av sådant material särskild noggrannhet. När det gäller personuppgifter ska du ange vem som är personuppgiftsansvarig. Mer information: Dataskyddanvisning för forskare (Flamma) och Tilläggsanvisningar för att planera hanteringen av konfidentiella data och personuppgifter.
Känslig och konfidentiell information är sådan som kan orsaka skada om den avslöjas. Här följer exempel på sådant material.
Annan konfidentiell information, t.ex. patent, landets försvar, organisatorisk information eller affärshemligheter.
Lyft fram dolda risker när det gäller att säkerställa materialets enhetlighet och kvalitet och beskriv hur riskerna hanteras. Observera att materialets kvalitet och forskningsmetodens kvalitet innebär olika saker.
God praxis
Beskriv till exempel följande praxis i dina svar:
Fundera över hur eventuell minimering, pseudonymisering eller anonymisering (på finska/engelska) påverkar datamaterialets kvalitet.
Besvara följande frågor:
Beskriv hur du uppfyller de etiska kraven och följer relevant lagstiftning vid hanteringen av materialet. Beskriv även de största riskerna och hur du hanterar dem.
Närmare anvisningar
Närmare anvisningar om ytterligare krav som till exempel berör hur forskningspersonerna informeras och behandlingen av personuppgifter dokumenteras hittar du med hjälp av länkarna nedan.
Dataskyddanvisning för forskare på Flamma,
informering av forskningspersonerna (användarhandboken för datahantering på finska och engelska, Dataarkivet) och
anvisningar som gäller forskningsetik på Flamma och universitetets externa webbplats.
Beskriv vad som har avtalats om användningen av materialet och som berör en tredje parts rättigheter. Förutse med vilka licenser materialet ska publiceras.
Anvisningar för äganderätt och licensering av data
Närmare anvisningar
Helsingfors universitets forskningsdatapolicy
God vetenskaplig praxis (GVP)
Metadata är dokumentation som beskriver forskningsdata eller forskningsmaterialet.
Med metadatastandard avses en enhetlig modell för beskrivning av forskningsmaterialet.
Dokumentationen innehåller information om vem som har samlat in materialet, hur och var det samlats in och hur det har hanterats. Metadata kan också innehålla information om försöksupplägget, analysmetoden och forskningsmiljön.
”Metadata om forskningsdata ska publiceras i antingen nationella eller internationella metadatatjänster när det bara är möjligt. Dokumentationen av forskningsdata, liksom metadata om dem, ska följa standarderna inom vetenskapsområdet för att forskningsmaterialet ska kunna utnyttjas och utökas i senare forskningsprojekt.” (Forskningsdatapolicy)
Under projektets gång dokumenteras bland annat förklaringar till variabler och koder (datakataloger, kodböcker) och readme-filer. Dessutom dokumenteras filernas benämningspraxis, versionshantering och katalogstruktur.
Efter projektet beskrivs forskningsmaterialet som en helhet eller till exempel indelat enligt vilken typ av data de består av för dataarkiv eller metadatakataloger i samband med att data publiceras eller lagras.
God praxis
Närmare anvisningar:
Finlands samhällsvetenskapliga dataarkivs guide till beskrivning inom datahantering (på finska).
Besvara följande frågor:
Hur du gör för att tillgängliggöra, publicera och arkivera data efter avslutat forskningsprojekt beskrivs i punkt 5.
God praxis
Försäkra dig om att projektets lagringskapacitet räcker till. Mer lagringsutymme får du genom att kontakta Helpdesk tfn 02 941 55555 eller helpdesk@helsinki.fi.
Närmare anvisningar
Using & Storing (Helsingfors universitets guide för datahantering)
Forskningsdatatjänster vid Helsingfors universitet
Besvara följande frågor:
God praxis
Närmare anvisningar
Cybersäkerhetsscentret: Så här samlar du in och använder loggdata
HU:s Helpdesk tfn 02 941 55555 eller helpdesk@helsinki.fi
Besvara följande frågor, du kan till exempel hänvisa till tabellen i punkt 1 (om du gjorde en sådan):
Om ditt material inte kan göras helt eller delvis tillgängligt:
Tips om hur material som innehåller personuppgifter görs tillgängligt
God praxis
Närmare anvisningar
Helsingfors universitets forskningsdatapolicy
Helsingfors universitets principer för öppen vetenskap
Forskarens minneslista vid publicering av forskningsdata (Ansvarsfull forskning)
Var arkiveras material som är av långsiktigt värde, och för hur lång tid kan det lagras?
Arkiveringsplanen är en del av att säkerställa forskningens kvalitet och transparens.
God praxis
Närmare anvisningar
Five steps to decide what data to keep (DCC, UK)
Helsingfors universitets anvisningar för förvaring av dokument (Flamma)
Förstöring av data (handbok för datahantering (på finska/engelska), Finlands samhällsvetenskapliga dataarkiv)
Berätta vem som ansvarar för de uppgifter som nämndes i föregående punkter och på vilka roller ansvaret fördelats.
God praxis
Kom även överens om vem som ansvarar för materialet efter att projektet avslutats.
Vilka resurser (tid och kostnader) krävs för datahanteringen? Ju bättre hanteringen av forskningsmaterialet planerats och genomförts redan i början och under projektet, desto mindre arbete krävs för att tillgängliggöra och lagra materialet.
Noggrann planering av datahanteringen i början av och under projektet minskar arbetet i projektets slutskede när materialet bereds för att göras tillgängligt och lagras.
God praxis
Specificera kostnader för datahantering i budgeten enligt finansiärens anvisningar..