Öppen vetenskap

• Vetenskapliga publikationer och avhandlingar som produceras vid Helsingfors universitet är i regel fritt tillgängliga. Kravet på öppen publicering gäller alla vid universitetet. • Universitetet främjar en jämlik möjlighet för alla vid universitetet att öppet publicera sin forskning oberoende av forskningsområde, finansieringskälla eller karriärskede.  • Forskningsresultaten publiceras i högklassiga vetenskapliga publiceringskanaler.
• Universitetet har en helhetsbild av kostnaderna för öppen publicering och strävar efter att med olika metoder säkerställa att kostnaderna hålls rimliga.
• Universitetet strävar efter att främja den omedelbara öppna tillgången till publikationerna.
• Universitetet utvecklar sin egen utvärderingspraxis så att insatser för öppen tillgång till forskningspublikationer och för en publiceringskultur som främjar öppen tillgång beaktas vid utvärderingen av forskaren och forskningen.
• Universitetet tryggar långsiktig tillgång till forskningspublikationer som producerats vid universitetet. 

• Universitetet erbjuder en långsiktig stabil lagringsplats för forskningspublikationer. En omfattande lagring av publikationer i publikationsarkivet HELDA garanterar att universitetets forskning dokumenteras, bevaras och kan vidareanvändas.
• Alla vetenskapliga publikationer som publiceras vid universitetet parallellpubliceras enligt förläggarnas villkor i Helda. För att säkerställa att forskningspublikationerna är tillgängliga på lång sikt, parallellpubliceras även öppna publikationer. Universitetets bibliotek erbjuder en parallellpubliceringstjänst och ger råd i frågor som gäller licensiering.
• Helsingfors universitets avhandlingar publiceras i Helda. Universitetet erbjuder stöd för att t illgängliggöra avhandlingar på ett ansvarsfullt sätt.
• Helsingfors universitets bibliotek erbjuder centraliserat stöd för författaravgifter för artiklar som publiceras öppet. Stödet omfattar dock inte bland annat hybridpublicering, där samma utgivare får betalt både för en prenumeration och för att tillgängliggöra en enskild artikel. 1 Helsingfors universitets principer för öppen publicering 20.1.2025
• Universitetet erbjuder värdefulla och högklassiga publikationsplattformar och förlagstjänster för öppen publicering av tidskrifter och böcker.
• I Helda tillgängliggörs vetenskapliga publikationer också retroaktivt med beaktande av vetenskapsområdenas behov och upphovsrätten.
• Universitetet erbjuder utbildning, stöd och anvisningar för öppen publicering. Utbildningen ordnas både som en del av studierna och som personalutbildning.
• Universitetet stöder utvecklingen av öppna publiceringsmetoder, infrastrukturer för publicering och nya finansieringsmodeller för öppen publicering. 

• Öppen publicering ska beaktas redan när forskningsprocessen planeras.  I sin plan anger forskaren på vilket sätt publikationerna kommer att vara öppet tillgängliga. I planen ska också forskningsfinansiärernas villkor för öppen publicering beaktas.
• Författaren ansvarar för att bedöma publiceringskanalens kvalitet och tillförlitlighet redan när hen planerar publiceringen. Universitetets bibliotek hjälper till vid behov.
• Om upphovsmannaskapet för sampublikationer avtalas redan innan manuskriptet skickas t ill förläggaren. Universitetet rekommenderar att författarna till denna del bekantar sig med Forskningsetiska delegationens anvisningar (pdf).
• Författaren ska i publikationen ange Helsingfors universitet som affiliering.
• Innan manuskriptet skickas ska författaren kontrollera publiceringskanalens villkor för parallellpublicering. Universitetets bibliotek hjälper till vid behov. Universitetet rekommenderar inte publicering i sådana publiceringskanaler som inte alls tillåter parallellpublicering.
• Författaren ska lägga till uppgifterna om sin forskningspublikation i forskningsdatabasen Tuhat och säkerställa att publikationen eller dess senaste godkända manuskriptversion har parallellpublicerats i enlighet med förläggarens villkor. Vid behov sköter bibliotekets parallellpubliceringstjänst publiceringen.
• Vidareanvändning av vetenskapliga publikationer får inte begränsas i onödan, och användarvillkoren måste vara tydliga. Universitetet rekommenderar att använda den uppdaterade versionen av Creative Commons-licensen CC BY om utgivaren eller finansiären inte kräver en annan licens.
• Forskare rekommenderas att använda sitt internationella ORCID-forskar-id i sina publikationer. Identifikatorn gör det möjligt att på ett tillförlitligt sätt identifiera forskaren och hens publikationer. Universitetet rekommenderar också att forskare med hjälp av sitt ORCID-id skapar en offentlig profil i den nationella tjänsten forskning.fi, där det går att sammanställa publikationsuppgifter från olika källor.
• Helsingfors universitets avhandlingar (kandidat- och magisteravhandlingar samt doktorsavhandlingar) publiceras öppet tillgängliga i publikationsarkivet Helda om det inte f inns grundad anledning att handla annorlunda. När det gäller avhandlingar rekommenderas Creative Commons-licensen CC BY eller CC BY-NC-ND. I sammanläggningsavhandlingar ska åtminstone sammanfattningen vara öppet tillgänglig. Biblioteket hjälper i frågor som gäller licensiering. 

Affiliering

Forskarens organisation eller organisationer där forskningen eller expertarbetet huvudsakligen bedrivs. Forskaren kan ha flera än en affiliering. Affilieringen (organisationsuppgifterna) anges i uppgifterna om publikationen, varvid publikationerna registreras under rätt organisation och person till exempel i forskningsdatasystem, referensdatabaser och statistikföring. Se ORCID. 

Författaravgift

Avgift för öppen publicering som betalas av författaren eller organisationen. För artiklar betalas en APC-avgift (article processing charge) och för böcker en BPC-avgift (book processing charge). Författaravgifter kan uppbäras av helt öppna publiceringskanaler eller hybridpubliceringskanaler där endast en del av innehållet är fritt tillgängligt. Om ingen författaravgift uppbärs är det fråga om en öppen publiceringskanal enligt diamantmodellen (diamond open access). Se Öppen publicering. 

Hybridpublicering

Publicering i en prenumerationsbaserad publiceringskanal där det är möjligt att öppet publicera en enskild artikel eller ett bokkapitel (hybridmodellen/hybrid open access). När det gäller hybridpublikationer betalas samma förläggare både en prenumerationsavgift för rätten att läsa publikationer bakom betalvägg och en författaravgift för öppen publicering av en enskild artikel. Hybridpublicering har konstaterats leda till dubbla utbetalningar (double dipping) och därmed öka kostnaderna för öppen publicering. 

Licens

Tillstånd som beviljats av författaren för öppen delning av ett verk (t.ex. artikel, bok, bokkapitel) på vissa villkor som gäller vidareanvändning. Vid öppen publicering används vanligtvis Creative Commons-licenser. (Ytterligare information om CC-licenser, bara på finska):

Långsiktig tillgänglighet

Att säkerställa och bevara tillgången till begriplig och tillgänglig digital information. 

Manuskriptversion

Version av en artikel, en bok eller ett bokkapitel som föregår publiceringen. Det finns vanligtvis två manuskriptversioner: (1) manuskriptet som skickats in till en tidskrift (preprint, submitted version) och (2) den referentgranskade och sista versionen av manuskriptet som godkänts för publicering (final draft, Author's Accepted Manuscript, AAM). Härefter följer en publicerad version med förläggarens ombrytning (Version of Record). Den sista godkända versionen av manuskriptet är ofta den version som förläggaren tillåter att parallellpublicera i publikationsarkivet. (Ytterligare information om manuskriptversioner på Think Open blog, på finska). Se Parallellpublicering.

Omedelbar öppen tillgång

En vetenskaplig publikation (t.ex. artikel, bok, bokkapitel) är öppet t illgänglig utan embargo. Förläggarens publiceringsfördröjning, det vill säga embargo, varierar men är vanligtvis 6–24 månader lång. Olika projekt inom öppen vetenskap strävar efter omedelbar öppen tillgång eftersom embargon är ett hinder för öppen publicering. Se Öppen publicering. 

ORCID

Internationellt digitalt forskar-id som gör det möjligt att identifiera forskare. ORCID (Open Researcher and Contributor-ID) hjälper att identifiera forskare bland annat i situationer där en forskare byter namn eller flera forskare har samma namn. ORCID minskar behovet av att flera gånger mata in publikationsdata i olika system, till exempel om forskaren övergår från en organisation till en annan. Med hjälp av ORCID-id kan forskaren skapa en offentlig profil i den nationella tjänsten forskning.fi, som samlar in publikationsuppgifter från olika källor. (Ytterligare information om ORCID) 

Parallellpublicering

Sker vid sidan av den ursprungliga publiceringen och är ett sätt att publicera öppet. Parallellpublicering säkerställer också att en publikation är tillgänglig på lång sikt. Vid parallellpublicering lagras en viss version av artikeln – ofta den referentgranskade sista manuskriptversionen som godkänts för publicering – i ett disciplinspecifikt publikationsarkiv eller organisationens publikationsarkiv enligt förläggarens villkor antingen direkt eller efter en publiceringsfördröjning (embargo). Också publikationer som utkommit i öppet tillgänglig form parallellpubliceras för att säkerställa långtidslagring. (Ytterligare information om Parallellpublicering). Se Öppen publicering och Manuskriptversioner.  

Publiceringskanal

Utgivare och förläggare samt tidskrifter och serier kallas publikationskanaler. Med en vetenskaplig publiceringskanal avses bokförläggare, konferenser samt tryckta och elektroniska publikationsserier som är specialiserade på publicering av vetenskapliga forskningsresultat (monografier, artiklar i samlingsverk eller i tidskrifter och serier). De har en redaktionskommitté som består av experter och de följer praxis för referentgranskning. En vetenskaplig publikationskanal kan också innehålla publikationer som inte är referentgranskade, såsom kommentarer, översikter och handböcker. I Finland kan endast vetenskapliga publikationskanaler klassificeras enligt Publikationsforums nivåer (nivåerna 1, 2 och 3). I en öppen publiceringskanal är allt innehåll vid publiceringstidpunkten genast tillgängligt för läsarna på nätet. (Källa Publikationsforum: Klassificeringsgrunder) 

Publikationsarkiv

En digital publiceringsplattform för lagring och öppen publicering av vetenskaplig forskningsoutput, som innehåller ett tekniskt publiceringssystem och tjänster som byggts upp kring systemet. Publikationsarkiven kan vara disciplinspecifika eller drivas av en organisation. Helsingfors universitets öppna publikationsarkiv är Helda. 

Vetenskaplig publikation

En publikation som innehåller ny forskningskunskap och som publicerats i en vetenskaplig publiceringskanal och som andra forskare ska kunna verifiera, utvärdera och använda. En vetenskaplig publikation kan vara producerad av en enskild forskare eller forskargrupp och den vetenskapliga publikationens huvudsakliga målgrupp är experter inom vetenskapsområdet. Enligt undervisnings- och kulturministeriets (OKM) klassificering av publikationstyper är en vetenskaplig publikation referentgranskad, varvid hela manuskriptet för publikationen ska genomgå en bedömning som gjorts av oberoende experter. En vetenskaplig publikation måste alltid ha en utomstående utgivare, och utgivaren ska ha en redaktionskommitté 4 Helsingfors universitets principer för öppen publicering 20.1.2025 som består av experter inom vetenskapsområdet. Vetenskapliga publikationer är tidskriftsartiklar (UKM:s klassificeringar A1 och A2), samlingsverksartiklar (A3), konferensartiklar (A4), enskilda verk (C1) och redigerade verk (C2). (Källor och ytterligare information Publikationsforum webbplatsen.) 

Öppen publicering, open access-publicering, öppen tillgång

Öppen och avgiftsfri digital tillgång t ill forskningspublikationer via nätanslutning. Den engelskspråkiga termen open access betyder öppen tillgång, och den svenskspråkiga benämningen är öppen publicering eller open accesspublicering. Det finns olika kanaler för öppen publicering, varav de huvudsakliga kanalerna är (1) publicering i en open access-publiceringskanal (gyllene vägen/gold open access) där en författaravgift kan tas ut av författaren (se punkten Författaravgift), (2) parallellpublicering i ett öppet publikationsarkiv som är oberoende av den ursprungliga utgivaren (gröna vägen/green open access), (3) publicering i en prenumerationsbaserad publiceringskanal (hybridmodellen/hybrid open access). 

• Inledning
  • Vad omfattar forskningsdatapolicyn?
  • Övriga riktlinjer för hantering av forskningsdata vid Helsingfors universitet
  • Forskningsavtal och avtal om rättigheter
  • Uppföljning och uppdatering av forskningsdatapolicy
• Principerna och målen för hantering av forskningsdata
  • Allmänna principer
  • Planering och förberedelse av datahanteringen
  • Dokumentation och behandling av forskningsdata
  • Publicering och tillgänglighet av forskningsdata
  • Kommersialisering av forskningsdata
  • Långtidsbevarande eller förstöring av data
• Ansvar för hanteringen av forskningsdata
  • Forskarens ansvar
  • Ansvaret hos fakulteten eller den fristående institution där forskning bedrivs
  • Universitetets ansvar
• Ordlista

Forskningsdata har en central roll för vetenskapen. För att producera data krävs långsiktigt arbete samt både tekniska och ekonomiska resurser. Därför har återanvändbarheten av forskningsdata blivit en allt viktigare fråga med tanke på vetenskapen och forskningens genomslag.

Forskningsdata utgör dessutom en strategisk resurs och en internationell konkurrensfaktor för Helsingfors universitet, dess enheter och forskare. Universitetets mål är att främja en ansvarsfull hantering av forskningsdata, något som spelar en avgörande roll för att forskningsbaserad kunskap ska vara sökbar, tillgänglig och återanvändningsbar. (För definitioner av forskningsdata och hantering av forskningsdata, se ordlistan.)

Principerna om öppenhet och öppet tillgängliga forskningsdata har en viktig roll i Helsingfors universitets strategi 2021–2030. Universitetets mål är att forskningsinfrastrukturer och forskningsdata ska vara öppet tillgängliga, att FAIR-principerna följs vid hanteringen av forskningsdata och att kompetensen inom omfattande och öppna datamaterial ska öka.

Det centrala målet för forskningsdatapolicyn är att styra alla som arbetar med forskningsdata mot att sätta sig in i de gällande datahanteringskraven och att göra god och ansvarsfull datahanteringspraxis till en del av det vardagliga forskningsarbetet. Målet är också att göra hanteringen av forskningsdata är tydligare för den enskilda forskaren.

Ur organisationens synvinkel beskriver forskningsdatapolicyn de mål som utgör grunden för utvecklingen av datahanteringstjänsterna vid Helsingfors universitet. Forskarna vid Helsingfors universitet ska ha tillgång till infrastrukturer och tjänster som möjliggör en ansvarsfull hantering av data, och dessa ska utvecklas utifrån forskarnas behov på ett ekonomiskt hållbart sätt.

När det gäller de grundläggande målen avviker Helsingfors universitets nya forskningsdatapolicy inte nämnvärt från den förra datapolitiken som publicerades 2015. Forskningsdatapolicyn har preciserats för att motsvara dagens lagstiftning samt nationella och internationella anvisningar och rekommendationer. Den nya forskningsdatapolicyn gäller alla forskningsdata och principerna för hanteringen av dem, medan den tidigare policyn begränsades till digitalt material. En annan viktig förändring jämfört med tidigare är att man preciserat och lyft fram ansvarsfördelningen.

1.1. Vad omfattar forskningsdatapolicyn?

Forskningsdatapolicyn omfattar all forskning som bedrivs vid Helsingfors universitet och allt forskningsmaterial som insamlas och produceras i samband med den. Begreppet forskningsdata innefattar digitalt, fysiskt och analogt forskningsmaterial. I denna forskningsdatapolicy används forskningsdata, datamaterial och forskningsmaterial som synonymer. (För en definition av forskningsdata, se ordlistan.)

Forskningsdatapolicyn gäller alla som bedriver forskning vid universitetet, inklusive universitetets anställda och studenter samt de som bedriver forskning i universitetets namn.

1.2. Övriga riktlinjer för hantering av forskningsdata vid Helsingfors universitet

Principerna och målen i forskningsdatapolicyn kompletterar övriga riktlinjer för hantering av forskningsdata vid Helsingfors universitet. Till dessa räknas bland annat principerna för öppen vetenskap, dataskyddsprinciperna (på Flamma), dataskyddspolicyn samt Forskningsetiska delegationens anvisningar om god vetenskaplig praxis. Forskningsdatapolicyn överensstämmer också med universitetets praxis och principer för informationshantering.

Riktlinjerna gällande hanteringen av forskningsdata vid Helsingfors universitet styrs först och främst av EU-lagstiftning och nationell lagstiftning. Genom riktlinjerna och anvisningarna strävar universitetet efter att säkerställa att forskningsverksamheten är lagenlig. Vid internationellt forskningssamarbete och annan internationell samverkan kan hanteringen av forskningsdata även påverkas av lagstiftning utanför EU.

Även externa forskningsfinansiärer och samarbetspartner kan ställa särskilda villkor för hanteringen av forskningsdata.

De allmänna målen för hanteringen av forskningsdata som finns i Helsingfors universitets egna, nationella eller internationella forskningsinfrastrukturer beskrivs i Helsingfors universitets program för forskningsinfrastruktur (Forskningsinfrastruktur, se ordlistan). Därutöver kan nationella och internationella forskningsinfrastrukturer ha egna, gemensamt överenskomna riktlinjer för hanteringen av data som produceras inom infrastrukturerna. När forskningsinfrastrukturer upprättar eller uppdaterar sina principer för datahantering måste man se till att dessa överensstämmer med universitetets forskningsdatapolicy.

1.3. Forskningsavtal och avtal om rättigheter

Forskningsavtal

Att upprätta avtal och förbindelser utgör en viktig del av en ansvarsfull hantering av forskningsdata oavsett vilken källa som forskningsfinansieringen kommer ifrån. Avtal behövs alltid när forskning bedrivs i en samarbetsrelation eller en annan typ av relation med utomstående aktörer, till exempel universitet, företag, forskningsorganisationer eller sjukvårdsdistrikt. Med hjälp av avtalen skyddar man forskarens och Helsingfors universitets intressen, hanterar forskningsrelaterade risker och säkerställer att verksamheten följer lagen.

Man ska ha avtalen på plats så snart som möjligt och helst innan man börjar samla in eller använda forskningsdata. Med avtalen säkerställs att det material som forskningsgruppen samlat in gemensamt finns tillgängligt för samtliga forskare som deltar i forskningen. Genom avtal garanteras kontinuiteten i forskningen och återanvändningen av forskningsdata till exempel när ett forskningsprojekt avslutas.

Avtal om rättigheter till forskningsdata

Många internationella och nationella forskningsfinansiärer förutsätter att materialet för och resultaten av den forskning de finansierat är öppet tillgängliga. Finansiärerna förutsätter att forskarna och universitetet ska överlåta rättigheterna till forskningsmaterialet i den omfattning det är nödvändigt för att uppfylla finansieringskraven. Rättigheterna behöver också delas för att möjliggöra öppning, återanvändning och arkivering av forskningsdata. I regel behåller forskaren en parallell rätt med hjälp av vilken hen kan fortsätta använda forskningsdata.

Tanken är att man ska avtala om rättigheterna till forskningsmaterialet och hur dessa delas redan i arbetsavtalet när en forskare börjar sin anställning.

Att avtala om rättigheter till forskningsdata är förenligt med lagen och god vetenskaplig praxis. Det påverkar inte forskarens ansvar för hanteringen av forskningsdata, utan utgör en del av det. Att dela rättigheterna påverkar inte forskarens rätt att bli nämnd som insamlare eller producent av forskningsdata.

1.4. Uppföljning och uppdatering av forskningsdatapolicyn

Det här dokumentet ersätter den forskningsdatapolicy för Helsingfors universitet som godkändes 2015. En särskild implementeringsplan för den uppdaterade forskningsdatapolicyn ska upprättas under 2022.

Genomförandet av forskningsdatapolicyn ska följas upp med regelbundna utvärderingar, varav den första kommer att genomföras 2023.

Forskningsdatapolicyn kommer att uppdateras före 2025.

2.1. Allmänna principer

Principerna och målen för hantering av forskningsdata har beskrivits nedan i förhållande till en forskningsstudies livscykel, från planering av datahanteringen till långtidsbevarande eller förstöring av data. Möjligheterna till återanvändning av materialet måste tas hänsyn till redan under forskningsprojektet.

Ansvarsfull hantering av forskningsdata styrs på ett allmänt plan av FAIR-principerna, enligt vilka forskningsdata ska vara sökbara – gå att hitta (Findable), tillgängliga (Accessible), interoperabla – kompatibla med andra data (Interoperable) och återanvändbara (Reusable). (FAIR-principerna, se ordlistan.) En annan styrande princip handlar om öppenheten av forskningsdata: de ska vara så tillgängliga som möjligt och så slutna som nödvändigt.

2.2. Planering och förberedelse av datahanteringen

• För samtliga forskningsprojekt sammanställs en datahanteringsplan. Planen uppdateras under projektets gång om det sker betydande förändringar i innehållet. (Datahanteringsplan, se ordlistan.)
• I datahanteringsplanen ska man ta hänsyn till juridiska aspekter och forskningsetiska frågor.
• Vid behandlingen av personuppgifter följs universitetets dataskyddsanvisning (på Flamma) bl.a. om att informera forskningspersonerna och vidta nödvändiga skyddsåtgärder. En separat konsekvensbedömning (på Flamma) om dataskyddet görs vid behov. (Personuppgifter, se ordlistan.)
• Forskningsgruppen ska sinsemellan (på Flamma) avtala om rättigheterna och ansvarsfördelningen i anslutning till forskningsstudien och ingå nödvändiga avtal (på Flamma) med externa parter innan forskningsdata börjar samlas in eller användas.
• Man ska förbereda sig för att skydda och vid behov anonymisera känsligt material samt radera sekretessbelagda uppgifter, och vid planering av forskningsprojekt ska man allokera tillräckliga resurser för detta. (Känsliga och konfidentiella data, se ordlistan.)
• Forskningsrelaterade avtal, samtycken, förbindelser och andra dokument arkiveras så att de alltid är tillgängliga för forskarna och stödtjänsterna vid behov.
• I synnerhet forskningsinfrastrukturer med en omfattande tjänsteproduktion ska med fördel upprätta en datahanteringspolicy, där man beskriver principerna för behandling, lagring, delning, förvaring och förstöring av de data som produceras av infrastrukturen samt ansvars- och ägarskapsfrågor som gäller datahanteringen.

2.3. Dokumentation och behandling av forskningsdata

• Dokumentationen av forskningsdata, liksom metadata om dem, ska följa standarderna inom vetenskapsområdet för att forskningsmaterialet ska kunna utnyttjas och utökas i senare forskningsprojekt. (Metadata, se ordlistan.)
• Lagring och behandling av forskningsdata ska ske med hänsyn till adekvat dataskydd (på Flamma).
• Universitetet erbjuder forskarna basservice för lagring och behandling av forskningsdata. Om datamaterialet är mycket omfattande eller det krävs extra mycket datorkraft ska man ta hänsyn till kostnaderna för behandling och lagring redan när forskningsprojektet planeras.

2.4. Publicering och tillgänglighet av forskningsdata

• Forskningsdata som producerats vid Helsingfors universitet och som är knutna till publicerade forskningsresultat är i regel delade och öppna. Den princip som följs vid tillgängliggörande av forskningsdata är att de ska vara så tillgängliga som möjligt och så slutna som nödvändigt.
• Forskningsdata ska publiceras i dataarkiv för att säkerställa att materialet är sökbart och möjligt att referera till. (Dataarkiv, se ordlistan.)
• Metadata om forskningsdata ska publiceras i antingen nationella eller internationella metadatatjänster när det bara är möjligt.
• För öppna forskningsdata ska det alltid finnas unika identifierare och licenser som möjliggör återanvändning av materialet. (Beständig identifierare, se ordlistan.)
• Även känsliga data görs, om möjligt, tillgängliga för andra forskare att återanvända, dock med hänsyn till juridiska, etiska och avtalsmässiga begränsningar. För detta utnyttjas tjänster som möjliggör säker lagring av och begränsad tillgång till forskningsdata med forskningstillstånd.
• Universitetet har förfaranden och tjänster för datainsamling och uppföljning av insamlade, producerade och öppna forskningsdata.

2.5. Kommersialisering av forskningsdata

• När det gäller kommersiellt värdefulla forskningsdata ska man se till att användningen av datamaterialet inte äventyrar kommersialiseringen. Till exempel när forskningsresultat publiceras ska finansiärens villkor om sekretess och universitetets anvisning om kommersialisering följas.
• Universitetet tillhandahåller forskarna stöd och en tydlig serviceprocess som följs när forskningen lett till kommersiellt värdefulla forskningsdata.

2.6. Långtidsbevarande eller förstöring av data

• Under forskningsprojektet preciseras vilka delar av forskningsdata som är värdefulla på lång sikt och ska bevaras och vilka delar som ska förstöras när projektet avslutas.
• Datamaterial som blivit överflödigt förstörs efter erforderlig lagringstid. Särskild omsorg ska iakttas vid förstöring av material som innehåller känsliga uppgifter.
• Universitetet har en process för hur värdefullt forskningsmaterial ska kurateras och flyttas till digital långtidsbevaring. (Digitalt långtidsbevarande, se ordlistan)

3.1. Forskaren har ansvar för att

• sätta sig in i anvisningarna om ansvarsfull datahantering och följa dem
• planera och genomföra datahanteringen för sin egen forskning
• se till att de avtal, förbindelser och samtycken som behövs för forskningen blir upprättade
• som ansvarig forskare för ett forskningsprojekt introducera medlemmarna i forskningsgruppen till ansvarsfull datahantering
• se till att data som avtalats som delade eller gemensamma för en grupp eller forskningskollaboration finns tillgängliga för andra
• som handledare för examensarbeten förmedla vidare principerna för och god praxis om ansvarsfull datahantering
• regelbundet uppdatera sina kunskaper och färdigheter i hantering av forskningsdata.

3.2. Fakulteten eller den fristående institutionen där forskning bedrivs har ansvar för att

• ha en helhetsbild av forskningsdata och hanteringen av dem vid enheten, inklusive avtalsförhållanden och skyldigheter
• ta hänsyn till forskningsdatapolicyn vid planering av verksamheten och ekonomin och allokera de nödvändiga resurserna till den
• implementera universitetets anvisningar och riktlinjer i enhetens verksamhet med hänsyn till skillnader mellan forskningsområden
• säkerställa att den akademiska personalen och studenterna är insatta i hanteringen av forskningsdata som en del av god vetenskaplig praxis
• tillhandahålla och allokera resurser till närstöd vid datahantering till forskare i samarbete med stödtjänsterna för forskning
• arbeta med förebyggande riskhantering och förbereda sig för eventuella avvikelser (Riskhantering och avvikelse, se ordlistan)
• säkerställa ansvarsfull hantering av forskningsdata i forskningsinfrastrukturerna.

3.3. Universitetet har ansvar för att

• skapa förutsättningar för ansvarsfull hantering av forskningsdata vid universitetet
• se till att forskningsdatainfrastrukturen på universitetsnivå fungerar, är uppdaterad och har tillräckliga resurser för att kunna tillhandahålla tjänster i alla skeden under ett forskningsprojekts livscykel (Forskningsdatainfrastruktur, se ordlistan)
• i samarbete med akademiska enheter skapa bedömningsmetoder och incitament för att få forskarnas arbete med att främja delning och återanvändning av forskningsdata och deras kunskaper och färdigheter i datahantering att räknas som en merit i yrket
• skapa incitament till ansvarsfull datahantering för universitetets enheter
• ge forskare och stödtjänsternas experter ökade möjligheter att specialisera sig på hantering av forskningsdata genom att etablera expertroller inom detta och utveckla karriärvägar
• koordinera utvecklingsarbetet inom datahantering
• utarbeta riktlinjer för datahantering på universitetsnivå och skapa processer som bidrar till efterlevnaden av dem
• utarbeta nödvändiga anvisningar för datahantering på universitetsnivå
• arbeta med och bidra till förebyggande riskhantering samt förbereda sig för eventuella avvikelser
• erbjuda forskare och annan personal utbildning och orientering i hanteringen av forskningsdata
• stödja forskare och akademiska enheter i hanteringen av forskningsdata.

Datahanteringsplan

Ett dokument där man beskriver de data som insamlas eller produceras under ett forskningsprojekt. Planen benämns ofta med den internationella förkortningen DMP (data management plan). I datahanteringsplanen förstås data i bred bemärkelse, dvs. att begreppet avser samtliga uppgifter och resurser som forskningsresultaten grundar sig på. Planen innefattar också metodbeskrivningar, såsom koder och program.

I planen beskrivs även hur rättigheterna till forskningsdata ska administreras, vilka avtal som behövs, hur dataskyddet ska säkerställas, hur datamaterialet kommer att lagras, hur datamaterialet ska öppnas eller på annat sätt göras möjligt att hitta och använda för verifikation av forskningsresultaten eller vid senare forskning. Datahanteringsplanen upprättas i samband med planeringen av forskningsprojektet, men den är till sin natur ett levande dokument som ska uppdateras under forskningsprojektets gång.

Känsliga och konfidentiella data

Forskningsdata vars lagring, användning och delning begränsas av etiska, juridiska, avtalsmässiga eller ekonomiska skäl. Sådana data måste hanteras och skyddas särskilt noggrant.

Känsliga data kan till exempel gälla en viss typ av personuppgifter (se särskilda kategorier av personuppgifter under definitionen av personuppgifter), utrotningshotade arter, biosäkerhet eller försvaret. Konfidentiell information om patent eller affärshemligheter måste likaså skyddas, och röjandet av informationen kan leda till ersättningskrav.

Dataarkiv (datarepositorium)

Virtuella, ofta områdesspecifika arkiv eller databaser, till vilka forskare kan flytta sina forskningsdata för delning, rapportering och återanvändning. I datarepositorier kan data lagras, göras tillgängliga och organiseras på ett logiskt sätt. Repositorierna gör det också enklare att referera till forskningsdata tack vare användningen av beständiga identifierare.

FAIR-principerna

Allmänna mål för kvaliteten på forskningsdata och metadata på europeisk nivå. Förkortningen FAIR kommer från orden Findable (sökbar – går att hitta), Accessible (tillgänglig), Interoperable (interoperabel – kompatibel med annat datamaterial) och Reusable (återanvändbar). FAIR-principerna styr framför allt skapandet av metadata om forskningsdata. Att data ska vara sökbara innebär att datamaterialet ska ha en beständig identifierare som fungerar som länk till materialet och gör det möjligt att alltid hitta det även om det skulle flyttas till en annan lagringsplats. Sökbarheten går att åstadkomma även för icke-digitala forskningsdata genom att göra metadata om forskningsdata öppet tillgängliga. Med tillgänglighet avses att materialet och dess metadata går att komma åt via en webbläsare. Interoperabilitet betyder att man använt öppna filformat och gemensamma standarder vid lagring av materialet. Återanvändbarhet betyder att det finns högklassiga metadata om forskningsmaterialet samt en licens som klargör villkoren för återanvändningen.

Personuppgifter

Uppgifter om levande fysiska personer, dvs. alla uppgifter som gäller eller kan knytas till en identifierad eller identifierbar person. Personuppgifter är också sådana uppgifter som kan användas för att indirekt identifiera en person, till exempel genom att kombinera en viss uppgift med en annan uppgift som möjliggör identifiering (pseudonymiserade personuppgifter). Personuppgifter kan finnas lagrade till exempel på papper, eller i digitala filer, databaser, kartotek, pärmar, frågeformulär eller ljud- eller bildinspelningar.

I dataskyddsregleringen kategoriseras vissa uppgifter som s.k. särskilda kategorier av personuppgifter. Dessa kallas också känsliga personuppgifter (se även känsliga och konfidentiella data) och består av

• uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening
• genetiska uppgifter
• biometriska uppgifter, om de behandlas för att entydigt identifiera en person
• uppgifter om hälsa
• uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning
• uppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser.

I tillägg till de ovannämnda uppgifterna kan hanteringen av en personuppgift eller personuppgifter vara känslig om den innebär risker för forskningspersonerna (se riskhantering).

Metadata

Metadata är data om data. Det finns många olika slags metadata om forskningsmaterial, såsom beskrivande, strukturella, administrativa, statistiska och juridiska metadata samt hänvisnings- och referensuppgifter. Med hjälp av metadata ser man till att forskningsdata är sökbara och att de går att hitta och återanvända. Tack vare att data beskrivs och dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt kan andra användare spåra och förstå forskningens detaljer. Metadata gör det enklare att söka och hitta forskningsdata som finns lagrade i ett datarepositorium.

Digitalt långtidsbevarande

Att bevara digital information i en förståelig och användbar form i flera årtionden och till och med århundraden. Benämns också med förkortningen PAS (pitkäaikaissäilytys). För digitalt långtidsbevarande väljer man ut forskningsdata som bedöms värdefulla. Målet med digitalt långtidsbevarande är att trygga tillgängligheten, äktheten, förståeligheten och integriteten hos digitala objekt under en lång tid, även om till exempel utrustning, programvara och filformat föråldras och förändras under tiden. Genom digitalt långtidsbevarande tryggas datamaterialets tillgänglighet på lång sikt.

Avvikelse

Med avvikelse avses händelser eller omständigheter som avviker från den normala verksamheten och som till exempel försenar, förhindrar eller skadar forskningsverksamheten. Avvikelsernas karaktär varierar beroende på forskningsområde.

Med informationssäkerhetsincident avses en händelse som leder till att forskningsdata förstörs, förloras, förändras, utlämnas olovligen eller hamnar i händerna på personer som saknar behörighet till dem.

Beständig identifierare

Ett unikt och entydigt maskinläsbart namn för en forskningsprodukt. För beständiga identifierare används allmänt den internationella förkortningen PID (persistent identifier). Identifieraren utgör en permanent länk som alltid leder till en publikation eller metadata om ett visst datamaterial. Den beständiga identifieraren gör det möjligt att hitta digitala forskningsdata över lång tid.

Riskhantering

Att proaktivt förbereda sig för händelser som kan ha negativa följder. Riskhantering består av koordinerade åtgärder för att styra, leda och övervaka universitetets, en enhets eller en forskares verksamhet i förhållande till riskerna. Målet med riskhanteringen är att hjälpa universitetet och dess enheter och forskare att nå sina mål och fatta beslut.

Vid hantering av personuppgifter (se definitionen av personuppgift) måste riskerna med hanteringen bedömas och efterlevnaden av dataskyddsprinciperna säkerställas. I fråga om personuppgifter ska riskbedömningen ske ur forskningspersonernas perspektiv.

Forskningsdata, datamaterial, forskningsmaterial

Forskningsdata som insamlats, observerats, mätts eller skapats för att bekräfta forskningens resultat eller som i forskningsgemenskapen allmänt anses vara behövliga för att kontrollera forskningsresultaten. Kontexten gör data till forskningsdata. All slags informationsmaterial kan utgöra forskningsdata om det analyseras i forskningssyfte.

Forskningsdata kan till exempel bestå av mätningsresultat, provresultat, intervjumaterial, ljud- och bildinspelningar samt prover. Forskningsdata finns ofta i digital form, men kan också bestå av fysiskt eller analogt material. Forskningsdata kan till sin natur vara rådata, processade data, data som innehas av tredje part, eller delade data eller publicerade data. Graden av öppenhet hos forskningsdata varierar från konfidentiella och känsliga data till öppet tillgängliga data.

Orden forskningsmaterial och forskningsdata kan betyda olika saker beroende på kontext. I det här dokumentet används forskningsdata, forskningsmaterial och datamaterial som synonymer.

Hantering av forskningsdata

Även den internationella förkortningen RDM (research data management) används. Processen pågår under forskningsstudiens hela livscykel och består av hur man samlar in eller skaffar, organiserar, kuraterar, lagrar, (långtids-)bevarar, skyddar eller kvalitetssäkrar forskningsmaterial, använder beständiga identifierare och andra metadata samt licenserar och delar data i enlighet med reglerna och praxisen inom vetenskapsområdet (Europeiska kommissionen/Horizon Europe).

Forskningsdatainfrastruktur

De processer, tekniker och tjänster som används för att hantera forskningsdata i praktiken. För forskningsdatainfrastrukturen krävs en organisation, en verksamhetskultur och långsiktigt fungerande sociala nätverk på basis av vilka tekniska och administrativa lösningar kan genomföras och tjänster tillhandahållas.

Forskningsinfrastruktur

Med forskningsinfrastruktur avses instrument, apparater, datanät, databaser, material och tjänster som möjliggör forskning, främjar forskningssamarbete och stärker forsknings- och innovationskapacitet och -kunnande. (Finlands Akademi)