Sociala medier är det snabbaste sättet att följa aktuella diskussioner, påverkare och fenomen. Genom att kommunicera och påverka i sociala medier kan vi alla arbeta för en vetenskaplig världsbild.
När vi använder sociala medier i egenskap av Helsingfors universitets personal följer vi universitetets värderingar sanning, bildning, frihet och samhörighet. Vi använder sociala medier på ett smart sätt – etiskt och med respekt för varandra.
Universitetets rekommendationer för sociala medier hjälper dig bygga upp ditt digitala fotavtryck på ett tryggt och ansvarsfullt vis. I rekommendationerna hittar du anvisningar och information om följande frågor:
Inom vilka ämnen har du sakkunskap som du skulle vilja kommunicera om och diskutera i sociala medier?
Vi vid Helsingfors universitet arbetar i flera expertroller: lärare, forskare, påverkare eller specialister inom andra områden. Oavsett vilken roll du har är sociala medier en nyttig kanal för att påverka och skapa nätverk.
I sociala medier kan du göra forskning och undervisning mer tillgängliga, dela och kommentera forskningsresultat eller teman inom undervisning och lärande samt skapa en bredare publik för vetenskapen och undervisningen. Du kan vara en sakkunnig påverkare, utveckla din yrkeskunskap, skapa nätverk inom ditt eget område, rekrytera osv. När du får tillräckligt många följare kan du själv vara en typ av medium.
När du identifierat vilka ämnen som är viktiga för dig, din publik, dina nätverk och dina mål i största allmänhet är det lättare för dig att hitta de kanaler och grupper inom sociala medier som är relevanta för dig. Börja med att svara på följande frågor: vad, varför, för vem och hur. För många experter är X (Twitter) en lämplig kanal, men för andra kan Youtube, Instagram, Facebook, Linkedin eller en traditionell blogg fungera bättre.
Skapa ett nätverk som utöver experter inom ditt eget område även når dem du hoppas att ska intressera sig för det du delar. Synlighet i sociala medier har en väsentlig inverkan på hur lätt det är för exempelvis medier och beslutsfattare att hitta universitetets forskare och experter.
Sociala medier grundar sig på växelverkan, så var redo att lyssna och diskutera. Merparten av diskussionen på sociala medier är saklig och positiv växelverkan, men du kan också stöta på vassa kommentarer och kritiska perspektiv på ditt arbete eller ditt forskningsområde.
Sträva efter att delta i diskussionen på ett sakkunnigt, respektfullt och som forskare även forskningsbaserat vis. Håll isär åsikter och forskningskunskap. Du behöver inte vinna eller ens fortsätta alla diskussioner. Kommentarer som är uppenbart provokativa och saknar sakinnehåll kan du ignorera.
Målinriktad kommunikation i sociala medier kräver att du följer vad som händer, planerar din kommunikation på förhand och har tid att delta i diskussioner. Trots det behöver du inte konstant vara uppkopplad.
Helsingfors universitet är en institution som diskuteras mycket i sociala medier och i vars namn många diskuterar. Det är till fördel för oss alla att vi som universitetets personal för fram en världsbild där vetenskap, utbildning och kompetens uppskattas och använder vår röst för universitetets bästa.
Hur du använder sociala medier påverkar hur du uppfattas som expert och en hurdan bild som formas av Helsingfors universitet som arbetsgemenskap. Även om du i sista hand själv ansvarar för dina handlingar är det viktigt att vara beredd på att ditt beteende kommer att sammanlänkas med din yrkesroll. Det är därför svårt att helt och hållet åtskilja din yrkesmässiga och privata användning av sociala medier.
Tänk på hur du uttrycker dig. Följ god sed när du talar om universitetet, dess personal och studenter i sociala medier – på webben är all diskussion offentlig. Var respektfull mot dina kollegor och hela universitetsgemenskapen, inklusive studenterna. Om du framför kritik, var konstruktiv. Att handla enligt god sed är framför allt för ditt eget bästa.
Kom ihåg att du är ansvarig för vad du säger även i sociala medier, och att även sådant du säger och gör utanför sociala medier kan sprida sig dit. Om du märker att du gjort ett misstag, rätta till det på en gång. Be om ursäkt eller gör en rättelse.
Publicera inte icke-offentlig information i sociala medier. Exempel på icke-offentlig information är bland annat sekretessbelagda avtal, kommersialiseringsprojekt som fortfarande är i beredningsfasen, personuppgifter relaterade till ditt arbete eller ärenden som fortfarande behandlas.
Även sådant som i princip är offentligt kan vara olämpligt för sociala medier. Var särskilt noggrann med uppgifter som gäller bestämda personer. Trots att en ansökan om en arbets- eller studieplats i princip är ett offentligt dokument när den anlänt till universitetet ska du inte publicera en ansökan eller information om ansökningen i sociala medier utan personens tillåtelse. Om du i samband med dina arbetsuppgifter får kännedom om något som gäller en annan persons egenskaper, personliga förhållanden eller ekonomiska ställning, kom ihåg att det är straffbart att obehörigen röja sådan information för utomstående.
Om din kollega eller samarbetspartner inte vill att du publicerar bilder på eller information om dem i sociala medier, respektera deras önskningar. Tänk efter innan du publicerar privat information om dig själv. Det lönar sig inte att kommentera arbetsärenden som gäller enskilda anställda eller studenter i sociala medier, inte ens när personen själv avslöjar sekretessbelagd eller konfidentiell information som gäller hen. Om du anser att en kommentar är ändamålsenlig ska den vara generell, till exempel en förklaring av universitetets verksamhetssätt.
Publicera bara sådant material som du har upphovsrätt till eller som inte faller under upphovsrättslagen. Dela inte och länka inte till material som verkar olagligt publicerat (exempelvis webbplatser som olagligt publicerar vetenskapliga artiklar gratis).
Bekanta dig med upphovsrättslagstiftningen och principerna för dataskydd.
Exempel på trakasserier i sociala medier:
Kritisk debatt är en del av sociala medier, men om du utsätts för trakasserier eller hot som gäller din person eller din arbetsgemenskap, bli inte ensam med det. Du kan få hjälp om du hamnar i en svår situation, får osaklig kritik eller misstänker att du blivit lurad eller utsatt för påhopp.
Du har rätt att få hjälp av arbetsgivaren om det är fråga om en situation som sker på arbetsplatsen, riktar sig mot arbetet eller äventyrar eller försämrar arbetssäkerheten. Tveka inte att be om råd – du hittar kontaktuppgifterna till Universitetsservicen under rekommendationernas rubrik "Så hjälper universitetet dig i sociala medier".
Kom ihåg att inte själv trakassera någon i sociala medier. Det kan få följder både från arbetsgivarens och från myndigheternas sida. Om någon trakasserar dig i sociala medier är det bästa handlingssättet att be om råd enligt anvisningarna nedan, inte att svara på ett påhopp med ett påhopp.
Blir du för närvarande utsatt för trakasseri på sociala medier och kan inte komma i kontakt med kommunikationen, t.ex. på grund av veckoslut eller helg? Gå till vår guide för första hjälpen-åtgärder vid trakasseri i sociala medier på Flamma intranätet (inloggning krävs).
Blir du för närvarande utsatt för trakasseri på sociala medier och kan inte komma i kontakt med kommunikationen, t.ex. på grund av veckoslut eller helg? Gå till vår guide för första hjälpen-åtgärder vid trakasseri i sociala medier på Flamma intranätet (inloggning krävs).
Universitetets bibliotek erbjuder tjänster för synlighet och altmetri som visar publikationers spridning, hur de tagits emot och hur de använts på nätet – även i sociala medier.
Välj vilka ämnen du vill kommunicera om. Fundera på hur och med vilken målgrupp du vill kommunicera. Dessa frågor hjälper dig hitta en lämplig kanal och ett lämpligt sätt att gå till väga.
Bekanta dig med olika sociala medier och deras interaktionskultur. Följ ett par konton eller personer för att få en uppfattning om på vilka olika sätt folk kommunicerar i dessa medier. Redan i det här skedet är det bra att tänka på hur personlig du vill vara i din kommunikation.
En expert hittar antagligen de flesta av sina målgrupper på X (Twitter) eller Linkedin. På Facebook kan det vara mer effektivt att använda grupper för expertkommunikation. Om du föredrar att kommunicera visuellt kan Instagram vara ett lämpligt medium, om du tycker om att uppträda kan Youtube passa dig och om du helst skriver kan du prova en blogg. På Wikipedia kan du skapa sidor för personer eller ämnen eller delta i uppdateringen av existerande innehåll.
Om du kommunicerar med en personlig profil, lägg till en hisspresentation, dvs. en beskrivning av dig själv med egna ord. Berätta vem du är och vad du jobbar med, men berätta också om vad som är utmärkande för ditt arbete eller dina tankar och vad dina följare får ut av att följa dig.
Utöver ett personligt konto i sociala medier kan du framträda som en del av en gemenskap. Det här är bekant för flera forskare, som också eller enbart representerar en forskningsgrupp eller ett forskningsprojekt i sociala medier.
Som mål kan du till exempel ha expertis inom ett visst ämne eller att hitta och dela nya idéer. Du kan använda ditt sociala mediums analytics-data för att följa och sätta upp mål för din publik och din kommunikations genomslag.
Sammankoppla din användning av sociala medier med din övriga personliga kommunikation och med de aktuella diskussioner som du vill bidra till med din sakkunskap. Identifiera och välj de ämnen som du har sakkunskap om och som du skulle vilja kommunicera om och diskutera i sociala medier. Kommunikation och samhällspåverkan är tidskrävande, så lägg till kommunikation i sociala medier i din kommunikations- och arbetsplan.
Sociala medier hjälper dig upprätthålla dina nätverk och göra dem tätare. Genom nätverksanalys kan du identifiera ditt eget nätverk och rikta din kommunikation till nätverkets centrala aktörer eller personer.
Helsingfors universitet kommunicerar aktivt i sociala medier. Följ universitetets och din egen fakultets konton. Var medveten om universitetets hashtaggar och använd dem, så att universitetet kan reagera på din kommunikation. Det ökar din synlighet som expert och du får fler följare.
Sociala medier är ett sätt att kommunicera, och kommunikation är viktigt när du arbetar som chef. Universitetet uppmuntrar alla chefer att skapa ett nätverk även i sociala medier. Det är mycket sannolikt att dina intressegrupper använder sociala medier. Tänk på vad du går miste om om du inte medverkar i ditt områdes nätverk i sociala medier eller är medveten om diskussionen där.
Det är vanligt att de som arbetar som chefer vid universitetet uppfattas representera universitetet och handla i sin arbetsroll även i sociala medier – ofta också när du inte själv tänker att du publicerar något i egenskap av chef. Därför påverkar ditt beteende på sociala medier starkt hur intressegrupper uppfattar universitetet.
Det är bra om du och ditt team kan diskutera användningen av sociala medier som ett arbetsredskap. Tillsammans kan ni fundera på till vilken nytta sociala medier kan vara för att uppnå teamets mål, vilka era målgrupper är och vilka ämnen ni vill kommunicera om.
Som chef kan du inte förutsätta användning av sociala medier, förutom när det gäller personer som arbetar med kommunikation. Det är frivilligt att använda sociala medier. Målinriktad kommunikation i sociala medier är tidskrävande, och det får därför inte bli en extra arbetsuppgift utöver andra arbetsuppgifter. Det är chefens uppgift att se till att det reserveras tid för kommunikationen i medarbetarnas arbetsbeskrivning.
Intern kommunikation hör inte hemma i sociala medier bland annat på grund av åtkomlighets-, jämlikhets- och dataskyddsfrågor – däremot är många intresserade av att diskutera frågor som gäller arbetsgemenskapen i sociala medier. Den interna kommunikationen sköter vi med hjälp av universitetets egna tjänster, såsom Flamma, Teams, Yammer och e-post.
Helsingfors universitet har inte separata anställningsförhållanden för forskare och lärare. Kom alltid ihåg båda rollernas skyldigheter oavsett vilken roll du handlar i. Även om du anser dig vara endast en forskare i sociala medier, uppfattar studenterna dig som en lärare. Att visa din egen mänsklighet i sociala medier får ofta en positiv mottagning – att visa mänsklighet är inte samma sak som att berätta om privata angelägenheter.