Helsingin yliopisto vuokraa erikseen sovitusti yliopiston käytössä olevia rakennuksia, tiloja ja piha-alueita lyhytaikaisesti mm. yliopistolaisille, tiedeyhteisöjen sidosryhmille sekä muille toimijoille (jäljempänä tapahtuman järjestäjä “Asiakas” / “Asiakkaat”).
Näitä varausehtoja sovelletaan aina, kun Helsingin yliopisto ja Asiakas sopivat tilojen käytöstä. Ehdot koskevat kaikkia yliopiston käytössä olevia rakennuksia, tiloja sekä piha-alueita.
Yliopiston tiloja voidaan vuokrata tiedeyhteisöjen sekä julkisten ja yleishyödyllisten yhteisöjen, yhdistysten ja kansalaisjärjestöjen käyttöön. Yliopiston tiloja voidaan vuokrata yritysten käyttöön esimerkiksi kokouksiin, koulutuksiin tai vastaaviin tilaisuuksiin. Yksityishenkilöt eivät voi varata tiloja. Tilojen vuokraustoiminnassa yliopisto huolehtii yhdenvertaisesta kohtelusta.
Yliopiston tilat ovat ensisijaisesti yliopiston omassa käytössä opetukseen ja yliopiston järjestämiin tilaisuuksiin. Ulkopuolinen käyttö ei saa haitata yliopiston varsinaista toimintaa.
Tiloja ei vuokrata lainvastaisiin, yliopiston arvojen ja hyvien tapojen vastaisiin, puoluepoliittisiin tai uskonnollisiin tilaisuuksiin eikä suoraan yliopiston kanssa kilpailevaan ja/tai kaupalliseen toimintaan (maksulliset koulutukset, seminaarit, valmennuskurssit tms.). Rakennusten yleisissä tiloissa kaupustelu ja myynti on kielletty. Poikkeuksena voidaan sallia erilaisten kongressien tai koulutuspäivien yhteydessä tapahtuva myynti, joka liittyy opetukseen ja tutkimukseen. Auloissa ja yliopiston ulkoalueilla ei saa jakaa lehtiä tai esitteitä. Tilaisuuksia saa mainostaa vain niille varatuissa paikoissa.
Varauksen tekeminen edellyttää näiden varausehtojen hyväksymistä. Asiakas ilmoittaa varauksen yhteydessä nimensä, tilaisuuden vastuuhenkilön, viitetiedot ja laskutusosoitteen sekä Y-tunnuksensa (mikäli Helsingin yliopiston ulkopuolinen Asiakas). Asiakkaan varaama tila on Asiakkaan käytettävissä Asiakkaan ja Helsingin yliopiston erikseen sopiman aikataulun mukaisesti.
Yliopisto varaa mahdollisuuden arvioida, soveltuuko tilaisuus tai tapahtuma vuokrattavaan yliopiston tilaan ja sen käyttötarkoitukseen.
Tiloja voi käyttää vain sovittuun tarkoitukseen ja vain varauksen yhteydessä Asiakkaaksi ilmoitettu taho. Asiakas ei ole oikeutettu vuokraamaan tilaa tai osaa tilasta edelleen muulle osapuolelle, taikka muuten luovuttamaan tiloja muun osapuolen käyttöön.
Jos tilaisuus poikkeaa olennaisesti etukäteen ilmoitetusta, jos tilaisuuden järjestäjä on antanut puutteellisia tai virheellisiä tietoja tilaisuudesta tai jos tilausta ei ole tehty näiden varausehtojen mukaisesti, yliopistolla on oikeus perua varaus. Yliopisto ei ole tällöin velvollinen korvaamaan tilaisuuden peruutuksesta aiheutuvia kustannuksia asiakkaalle.
Mikäli tilavaraus perutaan 14-0 päivää ennen varausta, veloitetaan tilavuokra täysmääräisenä.
Mikäli Tiedekulman Stagen, päärakennuksen juhlasalin ja Unioninkadun juhlahuoneistojen tilavaraus perutaan 28–15 päivää ennen tilaisuutta, veloitetaan tapahtumapalveluihin kuuluvat henkilökustannukset.
Yliopiston tilat ovat aina maksullisia, hinnasto vahvistetaan vuosittain. Yliopiston ulkopuolisien varauksien hinnasto on verkkosivuillamme ja yliopiston sisäinen hinnasto Flammassa. Tilavuokra määräytyy täysien tasatuntien perusteella, vähimmäisveloitus on 2 tuntia. Yliopiston ulkopuolinen käyttö on aina arvonlisäverollista. Pidätämme oikeuden verolakien ja -tulkintojen muutoksista aiheutuviin hinnantarkistuksiin.
Asiakkaan tulee toimittaa varauksen yhteydessä laskutustiedot. Laskutus tapahtuu tilaisuuden jälkeen.
Kiinteistön aukioloaikojen ulkopuolella veloitetaan tilavuokran lisäksi palveluiden kustannukset (mm aulapalvelu), minimiveloitus on 4 tuntia. Vuokraaja ei voi käyttää omaa henkilökuntaansa aulapalvelutyön korvaamiseen eikä mahdollisesti tarvittavan vartioinnin, järjestyksenvalvonnan tai siivouksen korvaamiseen.
Tarjoilut tulee tilata kiinteistössä toimivalta ravintolatoimijalta. Ravintolatoimijat määrittävät mihin tilaan tarjoilut voidaan järjestää. Anniskeluoikeudet ja -alueet tulee tarkastaa tilakohtaisesti rakennuksen ravintolatoimijalta.
Maksullisia lisäpalveluita koskevat peruutusehdot on määritelty kunkin palveluntarjoajan (esimerkiksi rakennuksen ravintolatoimija tai AV-palvelut) toimesta erikseen ja asiakas sitoutuu näihin vahvistaessaan lisäpalvelutilauksen näille toimijoille.
Asiakas vastaa tilaisuuden turvallisuudesta ja nimeää tilaisuudelle vastuuhenkilön, joka on paikalla vastaamassa tilaisuuden käytännön järjestelyistä koko tilaisuuden ajan.
Tapahtuman järjestelyt eivät saa häiritä rakennuksen muuta normaalia toimintaa aukioloaikoina. Tapahtumatilan täytyy pysyä kaikille turvallisena paikkana myös tilaisuuden valmistelujen ja purun aikana. Kiinteistöjen poistumisteitä ei saa tukkia tai rajoittaa niiden käyttöä millään tavalla.
Asiakkaan on varmistettava ja hankittava tapahtuman vaatimat asianmukaiset viranomaisluvat sekä mahdollisten vahinkojen varalta tarpeelliset ja kattavat vakuutukset. Asiakkaan on säilytettävä tarvittavia viranomaislupia kyseisiä lupia valvovan viranomaisen määrittämän ajan.
Asiakas vastaa siitä, että tila on käytön jälkeen vastaavassa kunnossa kuin tilaa vuokrattaessa. Mikäli kiinteistölle tai sen irtaimistolle tapahtuu vuokra-aikana vahinkoa, tai irtaimistoa katoaa, Asiakas vastaa omasta toiminnastaan aiheutuneista vahingoista Helsingin yliopistolle täysimääräisesti.
Asiakas vastaa tiloissa mahdollisesti esittämiensä elokuvien, kuvamateriaalin sekä muiden ohjelmien tai tallenteiden asianmukaisesta ennakkotarkastuksesta sekä tekijänoikeuslain mahdollisesti edellyttämistä maksuista ja muusta lainmukaisuudesta. Mikäli tilaisuus striimataan, Asiakas vastaa siitä, että tilaisuuden esiintyjien kanssa striimauksesta ja/tai tallenteen jatkokäytöstä on sovittu.
Yliopiston ulkopuolisten vuokratessa tiloja tulee tilaisuuden viestinnässä ja markkinoinnissa käydä ilmi tilaisuuden järjestäjä.
Asiakkaan tulee olla ongelmatilanteissa yhteydessä viipymättä yliopiston henkilöstöön. Asiakkaan on esitettävä mahdollinen reklamaationsa viimeistään viiden vuorokauden kuluessa Asiakkaan tilaisuuden päättymisestä. Reklamaatiot on tehtävä kirjallisesti (esimerkiksi sähköpostitse).
Yliopistolla on oikeus perua varaus tai siirtää se toiseen ajankohtaan, mikäli tilaisuutta ei ylivoimaisen esteen johdosta voida järjestää.
Helsingin yliopisto ei vastaa vahingosta, joka Asiakkaalle on aiheutunut Helsingin yliopiston vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta syystä, jonka seurauksia Helsingin yliopisto ei ole voinut kohtuudella välttää tai voittaa, kuten esimerkiksi lakon, työsulun, yleisen liikenteen pysähtymisen tai sähkökatkoksen takia (”ylivoimainen este”). Helsingin yliopisto ei myöskään vastaa vahingosta, jota Asiakkaalle aiheutuu siitä, että Asiakkaan tilaus joudutaan perumaan, tai sitä joudutaan siirtämään ylivoimaisen esteen vuoksi.
Helsingin yliopisto pidättää oikeuden muutoksiin varausehdoissa sekä hinnastossa. Varausehdot on päivitetty 14.4.2023.